Sangria de caixa: entenda o que é, por que e como fazer na sua loja

Sangria de caixa é a retirada de parte do dinheiro acumulado no caixa de um estabelecimento ao longo do tempo. O objetivo é reduzir o valor em espécie para evitar furtos, roubos ou erros, além de controlar melhor o fluxo de caixa. Essa prática é comum em locais com grande movimentação de dinheiro, como supermercados, lojas e restaurantes.
a imagem mostra uma mulher usando caixa registradora. Ela está fazendo a sangria de caixa

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Entender o que é sangria de caixa é algo indispensável para quem trabalha no varejo e precisa lidar com grandes quantidades de dinheiro em espécie.

Sabe aquela sensação de que o caixa está ficando abarrotado de notas e moedas?

Pois é, isso não é só uma questão de organização, mas também de segurança.

O excesso de dinheiro em espécie pode acabar atraindo olhares curiosos e, quem sabe, até intenções menos honestas.

Por isso, você verá neste guia tudo sobre como funciona a sangria de caixa e como você pode fazê-la da maneira certa.

Vamos começar com o básico, mostrando quando e por que você deve realizar esse procedimento.

O que é sangria de caixa?

A sangria de caixa é uma operação financeira utilizada por estabelecimentos comerciais para retirar parte do dinheiro em espécie acumulado no caixa ao longo de um período.

É uma prática comum em ambientes onde há grande movimentação de valores em dinheiro, como supermercados, lojas de varejo e restaurantes. 

O objetivo da sangria é reduzir a quantidade de dinheiro em caixa, minimizando o risco de perdas por furtos, roubos ou erros operacionais, além de manter o fluxo de caixa controlado.

O termo “sangria” é utilizado por analogia ao ato de “sangrar” no contexto médico, no qual há a retirada de uma quantidade de sangue para aliviar uma condição ou prevenir problemas maiores. Da mesma forma, a sangria de caixa representa a retirada de uma quantia de dinheiro para evitar possíveis complicações financeiras ou operacionais.

Como funciona o processo? 

Em alguns estabelecimentos, a sangria é feita em horários regulares do dia para evitar que o caixa fique com muito dinheiro acumulado.

Já em outros casos, a sangria acontece apenas quando o valor em espécie atinge um limite que a empresa considera seguro. 

Vamos ver como isso funciona na prática. Imagine que você trabalha em uma loja física o e, no meio do dia, o caixa está cheio demais.

Você verifica que o valor ultrapassou o limite definido, como R$ 5.000.

Então, é hora de realizar a sangria:

  1. o primeiro passo é contar quanto dinheiro será retirado. Se você tem um valor definido para retirar, conte essa quantia para garantir que está tudo certo;
  2. Depois de contar, você anota a retirada no sistema da loja ou em uma planilha para que a movimentação de dinheiro fique registrada e o controle do caixa seja mantido;
  3. Com o dinheiro contado e registrado, você coloca a quantia em um cofre seguro ou leva para o banco, conforme as regras da empresa.

Finalmente, você só precisa atualizar o valor do caixa para refletir a retirada.

Assim, o caixa fica com a quantia correta para as transações seguintes.

💡 Leia mais: Loja física ou virtual: entenda as diferenças.

Qual a importância de realizar a sangria de caixa periodicamente?

Se a sangria de caixa não for realizada, você pode acabar enfrentando uma série de problemas que podem dificultar a administração financeira da empresa.

Em primeiro lugar, a sangria pode acabar sendo uma espécie de “auditoria” para identificar lances errados na operação do caixa.

Cada dia, algum dinheiro entra e sai, e se não registrar essas transações corretamente, a diferença entre o que está fisicamente no caixa e o que o sistema mostra pode começar a aumentar.

Se um atendente esquece de registrar uma venda ou um pagamento, o caixa pode acabar com um valor maior do que o registrado.

Sem uma verificação periódica, esses erros acumulados podem levar a grandes discrepâncias.

Outro motivo que justifica a realização periódica da sangria é o risco que existem com o acúmulo de dinheiro no caixa, que torna a empresa um local um alvo muito mais atraente para roubos. 

Por outro lado, quando o dinheiro é retirado com frequência e registrado adequadamente, fica mais difícil para qualquer pessoa tentar roubar grandes quantias sem ser notado.

Como fazer a sangria de caixa corretamente?

Apesar de parecer um processo simples, a sangria de caixa exige alguns cuidados para ser realizado da forma certa.

Basicamente, podemos dividi-la em 5 etapas básicas:

1. Planejamento 

Aqui, você pode definir a frequência e os critérios para a sangria de caixa.

É importante estabelecer um limite máximo para o dinheiro no caixa e decidir quando a sangria será realizada. 

Por exemplo, se você decide que a sangria deve ocorrer sempre que o caixa atingir R$ 5.000, o planejamento deve envolver uma revisão regular para verificar o saldo do caixa e tomar medidas antes que o valor exceda esse limite. 

Também determine se a sangria será feita em horários do dia, como antes do horário de pico ou no final do expediente, para garantir que o processo não interfira nas operações diárias.

2. Contagem e verificação dupla

Quando chega o momento de fazer a sangria, comece pela contagem do dinheiro.

Se você usa um contador de cédulas, certifique-se de que ele está calibrado e funcionando corretamente.

Caso a contagem seja manual, conte o dinheiro em uma superfície limpa e organizada para evitar erros. 

Se você precisa retirar R$ 2.000, por exemplo, separe as cédulas de forma ordenada e conte-as duas vezes para garantir que o valor esteja correto.

Se possível, peça a outra pessoa para fazer uma contagem adicional e confirmar a precisão. 

A verificação dupla ajuda a evitar discrepâncias e assegura que o valor registrado seja exatamente o valor retirado.

3. Registro no sistema

Depois de contar e verificar o dinheiro, é hora de registrar a sangria no sistema financeiro.

Esse registro deve usar dados como: o valor retirado, a data, a hora e a identificação do funcionário que realizou a sangria. 

Se você usa um software de gestão financeira, insira essas informações no módulo de movimentação de caixa, atualizando o saldo disponível. 

Se o registro for manual, anote em uma planilha ou livro de controle.

💡 Leia mais: Como fazer uma planilha de contas a receber.

Por exemplo, registre a retirada de R$ 1.000, anotando a data e a hora da transação, bem como qualquer observação relevante.

Esse registro é indispensável para manter um histórico transparente das movimentações de caixa.

4. Segurança do dinheiro

Após o registro, o dinheiro retirado deve ser protegido.

Coloque-o em um cofre interno e se certifique de que o acesso seja restrito apenas a pessoal autorizado.

Se a quantidade de dinheiro for alta ou se as regras da empresa determinarem, o próximo passo é preparar o dinheiro para o depósito bancário.

Escolha um momento tranquilo do dia para fazer o depósito, evitando horários movimentados que podem aumentar o risco de problemas. 

Quando for levar o dinheiro ao banco, use métodos de transporte seguros e, se possível, tenha alguém para acompanhar o transporte.

Ao chegar ao banco, não deixe o dinheiro em áreas expostas ou na vista de todos. 

Feito o depósito, lembre-se de guardar o comprovante.

5. Ajuste e conferência final

Você já fez a sangria de caixa, e agora é hora de dar aquele check final para garantir que tudo está certo.

Parece simples, mas é nesse momento que você precisa de atenção para confirmar que seu caixa está em ordem.

Suponhamos que, antes da sangria, o saldo do caixa era R$ 7.000.

Com a retirada de R$ 2.500, o novo saldo no sistema deve ser R$ 4.500.

Acesse o sistema e ajuste o saldo para refletir a sangria corretamente. 

É necessário que o sistema mostre exatamente o que está no caixa após a sangria.

Se o sistema ainda mostrar um saldo de R$ 4.550 ou R$ 4.450, revise os registros e corrija qualquer erro.

Agora, para garantir que tudo esteja em perfeita ordem, faça uma conferência final.

Verifique se o dinheiro contado, o valor registrado na sangria e o saldo atualizado do sistema estão todos alinhados. 

Por exemplo, se o saldo final do caixa deveria ser R$ 4.500 e o sistema também mostra R$ 4.500, ótimo!

Caso contrário, faça uma nova checagem para identificar e corrigir qualquer discrepância.

💡 Leia mais: O que é e-commerce e como começar o seu do zero.

Quem deve ser o responsável?

Em muitos negócios, são os próprios atendentes ou funcionários que lidam com o caixa que fazem a sangria.

Eles são os que estão ali o tempo todo e, portanto, são os mais envolvidos com a movimentação de dinheiro.

Mas, aqui vai uma dica: para garantir que o processo seja mais seguro, o ideal é ter apenas uma pessoa responsável pela sangria de caixa.

Um único responsável ajuda a manter o controle mais firme e evita confusões.

Imagine que cada um dos atendentes faça a sangria à sua maneira: isso poderia levar a erros e complicações na hora de conciliar os valores.

Então, mesmo que vários funcionários possam ajudar na operação do caixa, é sempre uma boa prática designar uma pessoa específica para a tarefa de sangria.

Em que momento fazer uma sangria de caixa? Entenda!

Não há um padrão exato de frequência para realizar esse procedimento.

O momento ideal para realizar uma sangria pode variar dependendo do tipo de negócio, do volume de dinheiro que você lida e até das suas próprias necessidades.

É muito comum que restaurantes e supermercados façam a sangria antes do horário de pico ou no final do expediente.

Para negócios com um volume menor de transações ou menos fluxo de dinheiro, a sangria de caixa pode ser feita com menos frequência.

Em vez de realizar o processo diariamente ou semanalmente, pode ser feito uma vez ao mês.

Seja uma vez ao mês ou em intervalos mais curtos, o importante é garantir que o processo se encaixe bem no seu fluxo de trabalho e mantenha o caixa seguro e bem administrado.

Agora que você já sabe o que é sangria de caixa e como realizá-la, lembre-se de que o mais importante é fazer esse procedimento de forma regular.

Não adianta fazer a sangria uma vez e esquecer.

É necessário estabelecer um procedimento padrão para o que fazer imediatamente após retirar o excesso de dinheiro do caixa.

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