Entender o que é sangria de caixa é algo indispensável para quem trabalha no varejo e precisa lidar com grandes quantidades de dinheiro em espécie.
Sabe aquela sensação de que o caixa está ficando abarrotado de notas e moedas?
Pois é, isso não é só uma questão de organização, mas também de segurança.
O excesso de dinheiro em espécie pode acabar atraindo olhares curiosos e, quem sabe, até intenções menos honestas.
Por isso, você verá neste guia tudo sobre como funciona a sangria de caixa e como você pode fazê-la da maneira certa.
Vamos começar com o básico, mostrando quando e por que você deve realizar esse procedimento.
O que é sangria de caixa?
A sangria de caixa é uma operação financeira utilizada por estabelecimentos comerciais para retirar parte do dinheiro em espécie acumulado no caixa ao longo de um período.
É uma prática comum em ambientes onde há grande movimentação de valores em dinheiro, como supermercados, lojas de varejo e restaurantes.
O objetivo da sangria é reduzir a quantidade de dinheiro em caixa, minimizando o risco de perdas por furtos, roubos ou erros operacionais, além de manter o fluxo de caixa controlado.
O termo “sangria” é utilizado por analogia ao ato de “sangrar” no contexto médico, no qual há a retirada de uma quantidade de sangue para aliviar uma condição ou prevenir problemas maiores. Da mesma forma, a sangria de caixa representa a retirada de uma quantia de dinheiro para evitar possíveis complicações financeiras ou operacionais.
Como funciona o processo?
Em alguns estabelecimentos, a sangria é feita em horários regulares do dia para evitar que o caixa fique com muito dinheiro acumulado.
Já em outros casos, a sangria acontece apenas quando o valor em espécie atinge um limite que a empresa considera seguro.
Vamos ver como isso funciona na prática. Imagine que você trabalha em uma loja física o e, no meio do dia, o caixa está cheio demais.
Você verifica que o valor ultrapassou o limite definido, como R$ 5.000.
Então, é hora de realizar a sangria:
- o primeiro passo é contar quanto dinheiro será retirado. Se você tem um valor definido para retirar, conte essa quantia para garantir que está tudo certo;
- Depois de contar, você anota a retirada no sistema da loja ou em uma planilha para que a movimentação de dinheiro fique registrada e o controle do caixa seja mantido;
- Com o dinheiro contado e registrado, você coloca a quantia em um cofre seguro ou leva para o banco, conforme as regras da empresa.
Finalmente, você só precisa atualizar o valor do caixa para refletir a retirada.
Assim, o caixa fica com a quantia correta para as transações seguintes.
💡 Leia mais: Loja física ou virtual: entenda as diferenças.
Qual a importância de realizar a sangria de caixa periodicamente?
Se a sangria de caixa não for realizada, você pode acabar enfrentando uma série de problemas que podem dificultar a administração financeira da empresa.
Em primeiro lugar, a sangria pode acabar sendo uma espécie de “auditoria” para identificar lances errados na operação do caixa.
Cada dia, algum dinheiro entra e sai, e se não registrar essas transações corretamente, a diferença entre o que está fisicamente no caixa e o que o sistema mostra pode começar a aumentar.
Se um atendente esquece de registrar uma venda ou um pagamento, o caixa pode acabar com um valor maior do que o registrado.
Sem uma verificação periódica, esses erros acumulados podem levar a grandes discrepâncias.
Outro motivo que justifica a realização periódica da sangria é o risco que existem com o acúmulo de dinheiro no caixa, que torna a empresa um local um alvo muito mais atraente para roubos.
Por outro lado, quando o dinheiro é retirado com frequência e registrado adequadamente, fica mais difícil para qualquer pessoa tentar roubar grandes quantias sem ser notado.
Como fazer a sangria de caixa corretamente?
Apesar de parecer um processo simples, a sangria de caixa exige alguns cuidados para ser realizado da forma certa.
Basicamente, podemos dividi-la em 5 etapas básicas:
1. Planejamento
Aqui, você pode definir a frequência e os critérios para a sangria de caixa.
É importante estabelecer um limite máximo para o dinheiro no caixa e decidir quando a sangria será realizada.
Por exemplo, se você decide que a sangria deve ocorrer sempre que o caixa atingir R$ 5.000, o planejamento deve envolver uma revisão regular para verificar o saldo do caixa e tomar medidas antes que o valor exceda esse limite.
Também determine se a sangria será feita em horários do dia, como antes do horário de pico ou no final do expediente, para garantir que o processo não interfira nas operações diárias.
2. Contagem e verificação dupla
Quando chega o momento de fazer a sangria, comece pela contagem do dinheiro.
Se você usa um contador de cédulas, certifique-se de que ele está calibrado e funcionando corretamente.
Caso a contagem seja manual, conte o dinheiro em uma superfície limpa e organizada para evitar erros.
Se você precisa retirar R$ 2.000, por exemplo, separe as cédulas de forma ordenada e conte-as duas vezes para garantir que o valor esteja correto.
Se possível, peça a outra pessoa para fazer uma contagem adicional e confirmar a precisão.
A verificação dupla ajuda a evitar discrepâncias e assegura que o valor registrado seja exatamente o valor retirado.
3. Registro no sistema
Depois de contar e verificar o dinheiro, é hora de registrar a sangria no sistema financeiro.
Esse registro deve usar dados como: o valor retirado, a data, a hora e a identificação do funcionário que realizou a sangria.
Se você usa um software de gestão financeira, insira essas informações no módulo de movimentação de caixa, atualizando o saldo disponível.
Se o registro for manual, anote em uma planilha ou livro de controle.
💡 Leia mais: Como fazer uma planilha de contas a receber.
Por exemplo, registre a retirada de R$ 1.000, anotando a data e a hora da transação, bem como qualquer observação relevante.
Esse registro é indispensável para manter um histórico transparente das movimentações de caixa.
4. Segurança do dinheiro
Após o registro, o dinheiro retirado deve ser protegido.
Coloque-o em um cofre interno e se certifique de que o acesso seja restrito apenas a pessoal autorizado.
Se a quantidade de dinheiro for alta ou se as regras da empresa determinarem, o próximo passo é preparar o dinheiro para o depósito bancário.
Escolha um momento tranquilo do dia para fazer o depósito, evitando horários movimentados que podem aumentar o risco de problemas.
Quando for levar o dinheiro ao banco, use métodos de transporte seguros e, se possível, tenha alguém para acompanhar o transporte.
Ao chegar ao banco, não deixe o dinheiro em áreas expostas ou na vista de todos.
Feito o depósito, lembre-se de guardar o comprovante.
5. Ajuste e conferência final
Você já fez a sangria de caixa, e agora é hora de dar aquele check final para garantir que tudo está certo.
Parece simples, mas é nesse momento que você precisa de atenção para confirmar que seu caixa está em ordem.
Suponhamos que, antes da sangria, o saldo do caixa era R$ 7.000.
Com a retirada de R$ 2.500, o novo saldo no sistema deve ser R$ 4.500.
Acesse o sistema e ajuste o saldo para refletir a sangria corretamente.
É necessário que o sistema mostre exatamente o que está no caixa após a sangria.
Se o sistema ainda mostrar um saldo de R$ 4.550 ou R$ 4.450, revise os registros e corrija qualquer erro.
Agora, para garantir que tudo esteja em perfeita ordem, faça uma conferência final.
Verifique se o dinheiro contado, o valor registrado na sangria e o saldo atualizado do sistema estão todos alinhados.
Por exemplo, se o saldo final do caixa deveria ser R$ 4.500 e o sistema também mostra R$ 4.500, ótimo!
Caso contrário, faça uma nova checagem para identificar e corrigir qualquer discrepância.
💡 Leia mais: O que é e-commerce e como começar o seu do zero.
Quem deve ser o responsável?
Em muitos negócios, são os próprios atendentes ou funcionários que lidam com o caixa que fazem a sangria.
Eles são os que estão ali o tempo todo e, portanto, são os mais envolvidos com a movimentação de dinheiro.
Mas, aqui vai uma dica: para garantir que o processo seja mais seguro, o ideal é ter apenas uma pessoa responsável pela sangria de caixa.
Um único responsável ajuda a manter o controle mais firme e evita confusões.
Imagine que cada um dos atendentes faça a sangria à sua maneira: isso poderia levar a erros e complicações na hora de conciliar os valores.
Então, mesmo que vários funcionários possam ajudar na operação do caixa, é sempre uma boa prática designar uma pessoa específica para a tarefa de sangria.
Em que momento fazer uma sangria de caixa? Entenda!
Não há um padrão exato de frequência para realizar esse procedimento.
O momento ideal para realizar uma sangria pode variar dependendo do tipo de negócio, do volume de dinheiro que você lida e até das suas próprias necessidades.
É muito comum que restaurantes e supermercados façam a sangria antes do horário de pico ou no final do expediente.
Para negócios com um volume menor de transações ou menos fluxo de dinheiro, a sangria de caixa pode ser feita com menos frequência.
Em vez de realizar o processo diariamente ou semanalmente, pode ser feito uma vez ao mês.
Seja uma vez ao mês ou em intervalos mais curtos, o importante é garantir que o processo se encaixe bem no seu fluxo de trabalho e mantenha o caixa seguro e bem administrado.
Agora que você já sabe o que é sangria de caixa e como realizá-la, lembre-se de que o mais importante é fazer esse procedimento de forma regular.
Não adianta fazer a sangria uma vez e esquecer.
É necessário estabelecer um procedimento padrão para o que fazer imediatamente após retirar o excesso de dinheiro do caixa.
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