Quando um profissional é contratado, ainda que ele já tenha experiência, é preciso se adaptar à nova empresa. Rotina, processos, cultura e o clima organizacional são bem diferentes, por isso, estruturar um bom onboarding é essencial.
Ele é fundamental para negócios de todos os portes, inclusive para o e-commerce.
Isso porque, mesmo que a equipe seja pequena, é preciso que os colaboradores se familiarizem com o sistema de trabalho e se sintam bem informados, preparados e acolhidos para dar início à execução das suas tarefas.
Neste material, trazemos com panorama sobre o processo de onboarding para que você entenda o que ele é, como funciona, os benefícios de investir, além de conferir algumas dicas, boas práticas e estratégias para elaborar o seu.
Continue lendo e veja como aproveitar a integração de colaboradores de uma forma estratégica para o sucesso do seu negócio!
O que é onboarding?
O onboarding é o processo de integração de novos colaboradores à cultura, rotina e às ferramentas utilizadas por uma empresa.
Essa etapa inicial é indispensável para organizações de todos os portes, inclusive pequenos negócios e e-commerce.
Isso porque ajuda a garantir que os recém-contratados se sintam bem-vindos e preparados para desempenharem suas funções.
No entanto, essa iniciação vai além de apresentar o local de trabalho. O onboarding também envolve explicar os valores da empresa, orientar sobre as expectativas em relação ao novo contratado e fornecer treinamentos.
Um onboarding bem elaborado pode até mesmo ser uma estratégia para aumentar a satisfação e a retenção de talentos.
Afinal, promove um ambiente de trabalho acolhedor e esclarece todas as dúvidas da pessoa logo de início, começando a relação de maneira positiva.
Quando os colaboradores se sentem valorizados e informados desde o primeiro dia, eles tendem a se adaptar mais rápido e a contribuir de forma efetiva para o crescimento do negócio.
Portanto, investir nesse processo é fundamental para o sucesso em longo prazo de qualquer pequeno negócio.
Qual é o objetivo do onboarding?
O objetivo do onboarding é facilitar a integração de novos colaboradores, garantir que eles se adaptem mais rápido à empresa e se sintam parte do time.
Assim, um dos principais objetivos desse processo é acelerar o aprendizado.
Ao introduzir de maneira dinâmica o novo colaborador aos aspectos da empresa e da função que será exercida, ele compreende rápido as rotinas, sistemas e objetivos da organização.
Dessa forma, também se sente mais confiante em suas funções.
Outro objetivo importante é alinhar expectativas para criar um entendimento mútuo entre a empresa e o colaborador desde o início.
Afinal, é preciso que ambas as partes estejam satisfeitas com o que a outra pode entregar.
Com esse alinhamento, é possível promover o engajamento dos novos integrantes da equipe.
Eles percebem que a empresa é um bom local para trabalhar, esclarecem dúvidas e entendem sua função. Assim, podem interagir melhor com os demais.
Não podemos esquecer que um bom processo de integração, como dito, pode reter talentos.
Assim, tem como objetivo reduzir o turnover. Como os colaboradores se sentem bem adaptados, tendem a permanecer na empresa por mais tempo.
Por fim, o onboarding é realizado com o intuito de preparar o colaborador para entregar resultados e contribuir para o alcance dos objetivos da empresa, desde as primeiras semanas no cargo.
Assim, o processo de integração tem o potencial de se tornar uma ferramenta estratégica da gestão de equipes.
Como funciona o onboarding?
Um onboarding bem estruturado pode ser dividido em várias etapas para garantir uma integração eficaz dos novos colaboradores. Confira.
Apresentação da empresa
A primeira etapa do onboarding é a apresentação da empresa.
Os recém-chegados aprendem sobre a história, a cultura, os valores e a missão da organização. Essa introdução é importante para criar uma conexão emocional com os profissionais.
Treinamentos iniciais
Em seguida, vem a fase dos treinamentos iniciais.
Ela pode incluir orientações sobre processos, políticas e o uso de ferramentas e sistemas utilizados na rotina do negócio.
Essa etapa garante que o colaborador tenha as habilidades necessárias para desempenhar suas funções, por isso, deve ser personalizada conforme o cargo e a demanda da empresa.
Integração com o time
Funciona como uma apresentação do novo colaborador à equipe que ele vai integrar.
Essa etapa pode envolver atividades de team building, almoços ou reuniões informais para promover um ambiente descontraído, acolhedor e colaborativo.
A interação social ajuda a construir relacionamentos e fortalece a cultura organizacional.
Definição de metas de curto prazo
As metas de curto prazo ajudam o colaborador a entender quais são as expectativas iniciais da empresa, o que ela espera que ele consiga fazer nessas primeiras semanas de contratação.
Mas é importante estabelecer algo realista para que o novo contratado não se sinta sobrecarregado ou pressionado a atingir resultados. Isso vai contribuir para a motivação dele e um maior engajamento.
Acompanhamento regular
O acompanhamento regular, feito por meio de reuniões, feedback e avaliações, por exemplo, faz com que o novo colaborador se sinta apoiado.
Isso porque possibilita ajustes e orientações contínuas, além de esclarecer dúvidas e alinhar expectativas para que ele saiba como está seu desempenho e possa dar um retorno sobre como tem se sentido no cargo também.
Quais são os benefícios de investir no onboarding?
Toda empresa que investir em um bom processo de onboarding alcança diversos benefícios. Veja os principais a seguir.
Maior retenção de talentos
Isso não é novidade porque já falamos sobre esse aspecto, mas vale reforçar por ser uma das vantagens mais evidentes do onboarding.
Além de manter bons profissionais na equipe, a redução da rotatividade ainda promove economia com o processo de recrutamento, seleção e treinamento.
Redução de erros operacionais
Como você viu, durante o onboarding, os novos colaboradores recebem instruções e treinamentos.
Dessa forma, minimizamos falhas relacionadas à falta de conhecimento ou familiaridade com os processos da empresa, o que melhora a qualidade do trabalho e os resultados.
Clima organizacional mais saudável
Como dito, integrar novos colaboradores de maneira acolhedora fortalece os relacionamentos interpessoais e promove uma cultura colaborativa.
Como resultado, o ambiente de trabalho e o clima organizacional são impactados positivamente.
Maior produtividade em curto e médio prazo
Colaboradores bem preparados são capazes de alcançar bons resultados mais rápido.
Isso porque eles aprendem a utilizar da melhor forma os recursos à sua disposição, logo, conseguem aproveitar o tempo de maneira estratégica e se tornam produtivos.
Quais são os 4 C’s do onboarding?
O processo de onboarding tem como base quatro pilares que garantem a sua boa estruturação. A seguir, você confere quais são eles.
Compliance (regras e políticas)
Refere-se à apresentação das regras e políticas da organização.
É um pilar essencial porque garante que todos os funcionários conheçam e compreendam as normas que regem a empresa, minimizando riscos legais e promovendo um ambiente de trabalho mais seguro.
Clarification (papéis e expectativas)
Envolve a definição clara dos papéis e das expectativas.
É fundamental que os colaboradores saibam exatamente quais são suas responsabilidades e objetivos a serem alcançados.
Isso proporciona um direcionamento que ajuda na adaptação e no desempenho eficaz desde os primeiros dias.
Culture (valores e propósito da empresa)
Diz respeito aos valores e ao propósito da empresa.
Integrar novos colaboradores à cultura organizacional é muito importante para que eles se sintam parte da equipe e alinhados com a missão da organização, o que fortalece a identificação e o engajamento.
Connection (relacionamento com o time)
Foca no relacionamento com o time. Estabelecer vínculos e promover interações entre os membros da equipe facilita a integração social, o que resulta em um ambiente colaborativo e produtivo.
Como fazer o onboarding de novos funcionários?
Como dito, pequenas empresas e e-commerces também precisam realizar o processo de onboarding com seus colaboradores, mesmo que a equipe seja pequena.
A tarefa não é complicada, e você pode seguir um passo a passo simples para colocar em prática.
Veja o que precisa ser feito.
Preparar um kit de boas-vindas
Monte um kit que inclua itens como uma carta de boas-vindas, materiais da empresa (manuais e políticas), brindes e ferramentas ou objetos necessários para o trabalho.
Isso proporciona uma recepção calorosa e demonstra cuidado.
Organizar uma agenda de integração
Elabore uma agenda clara para os primeiros dias do colaborador. Inclua reuniões com diferentes departamentos e sessões de apresentação para ajudar na familiarização com a empresa e seus processos.
Oferecer treinamentos essenciais
Realize treinamentos sobre as ferramentas e plataformas que o novo colaborador vai usar.
Para lojas virtuais, isso pode incluir o sistema de gestão de pedidos, logística e atendimento ao cliente. Lembre-se: os treinamentos devem ser práticos e interativos.
Designar um “padrinho” ou mentor
Escolha um colaborador experiente para apoiar o novo funcionário. Essa pessoa pode oferecer orientações, responder perguntas e facilitar a integração social, tornando o processo mais amigável.
Estabelecer metas iniciais e feedbacks regulares
Defina metas claras para os primeiros meses e agende sessões de feedback regulares. Conforme explicamos, isso permite que o novo colaborador saiba o que se espera dele e receba orientações para ajustar seu desempenho.
Como fazer um onboarding online?
É possível fazer o onboarding online também, o que é uma ótima notícia para os negócios que adotam o modelo remoto de trabalho.
Mas essa prática requer um planejamento cuidadoso para garantir que os novos colaboradores se sintam integrados, mesmo a distância.
Para ter um bom resultado, utilize plataformas como Google Meet para fazer reuniões ao vivo, interagir com o profissional e conectar a equipe.
O Slack é uma boa escolha para manter comunicação contínua e o Trello ajuda muito na organização das tarefas e do fluxo de trabalho.
Os sistemas de gestão de aprendizado (LMS) são grandes aliadas para oferecer cursos e treinamentos. Eles permitem que os novos funcionários aprendam no seu próprio ritmo e sem precisar da presença física.
É interessante criar vídeos personalizados com mensagens da liderança e da equipe para dar as boas-vindas ao colaborador, além de apresentar a cultura da empresa.
Deixe os materiais à disposição para que os novos colaboradores possam acessar com facilidade quando necessário.
Também adote ações para manter a cultura da empresa viva. Incentive as interações sociais virtuais e reconheça conquistas e resultados, divulgando isso para todos. Dessa forma, a equipe se sentirá unida, mesmo distante.
Como melhorar o processo de onboarding?
O ideal é que o processo de onboarding seja aprimorado ao longo do tempo. Para isso, é preciso implementar um ciclo contínuo de avaliação e adaptação. Veja como.
Avaliação de desempenho nas primeiras semanas
Estabeleça um sistema para avaliar o desempenho do novo colaborador logo nas primeiras semanas.
Assim, é possível identificar de forma precoce as dificuldades que ele pode estar enfrentando para oferecer suporte e entender onde a integração falhou.
Coleta de feedbacks dos novatos
Pergunte para os novos colaboradores como tem sido a experiência, se há desafios e se eles têm sugestões para melhorar o processo de onboarding. Isso ajuda a entender as perspectivas da equipe e fazer ajustes relevantes.
Atualização dos materiais e treinamentos
Revise e atualize periodicamente os materiais de onboarding e os treinamentos oferecidos.
Leve em consideração o feedback recebido e as mudanças na empresa ou no mercado para garantir um processo bem alinhado.
Acompanhamento com RH ou gestor direto
Também procure escutar os profissionais do setor de RH ou o gestor que atua de forma direta com o novo colaborador.
É importante ter a visão deles para entender como tem sido o desempenho, o comportamento e a postura desse profissional, a fim de identificar problemas ou falhas na integração para corrigir o processo de onboarding.
As 10 melhores práticas para tornar o onboarding atraente
A experiência de onboarding é essencial para a integração de novos funcionários em qualquer organização, especialmente em e-commerces e PMEs, onde a agilidade e a adaptação são fundamentais.
Um processo bem estruturado, como você viu, acelera a curva de aprendizado e ajuda a construir um ambiente positivo desde o início. Então, confira algumas boas práticas para tornar o onboarding mais atraente e eficaz.
1. Comunicação clara desde o primeiro contato
Desde o momento em que um candidato é selecionado, a comunicação deve ser clara e acolhedora.
Envie uma carta de convite personalizada com informações sobre o primeiro dia, o local e as expectativas iniciais. Quanto mais dados o novo colaborador tiver, menor será a ansiedade.
2. Automatização de tarefas repetitivas
Utilize ferramentas para automatizar processos administrativos, como preenchimento de documentos e agendamento de reuniões.
Isso libera tempo para que o novo colaborador se concentre em aprender sobre a cultura da empresa e suas responsabilidades, evitando que se sinta sobrecarregado.
3. Cultura de acolhimento
Promova um ambiente onde todos se sintam à vontade para compartilhar ideias e fazer perguntas. Incentive os colaboradores mais antigos a engajarem com os novatos para criar uma atmosfera de apoio e incentivo.
4. Inclusão de dinâmicas leves
Incorpore dinâmicas e atividades leves durante o processo de onboarding.
Jogos de integração e quebra-gelos ajudam a descontrair o clima e facilitam a formação de vínculos entre novatos e veteranos. Essas interações também permitem que eles se conheçam melhor e criem conexões.
5. Integração com outras áreas
Garanta que os novos colaboradores tenham a oportunidade de interagir com diferentes departamentos da empresa.
Assim eles podem ter uma visão ampla das operações, e ainda promove a colaboração entre equipes. Vale organizar reuniões ou “tours” para os novatos conhecerem as outras áreas.
6. Material interativo e personalizado
Invista na criação de materiais interativos e personalizados, como vídeos, quizzes e infográficos.
É interessante que eles sejam específicos para a função do colaborador ou estejam de acordo com a cultura da empresa. Um material envolvente torna o aprendizado mais interessante e agradável.
7. Agenda bem definida
Elabore uma agenda clara e bem estruturada para o onboarding.
Uma programação com marcos importantes, como treinamentos, reuniões e feedbacks, proporciona um senso de direção e organização para o novo funcionário se familiarizar mais rápido com o fluxo de trabalho da empresa.
8. Feedbacks frequentes
Como sugerimos, faça reuniões regulares para discutir o progresso do novo colaborador, permitindo que ele compartilhe suas experiências e desafios também.
O feedback ajuda a criar um ambiente de aprendizado e traz mais segurança durante a adaptação.
9. Reconhecimento inicial
Reconhece e valide as primeiras conquistas, como completar treinamentos ou participar de uma reunião produtiva.
Esse reconhecimento inicial aumenta a confiança e o engajamento, fazendo com que o novo funcionário se sinta parte da equipe.
10. Uso de tecnologia para facilitar a experiência
Explore plataformas de gestão de aprendizado e aplicativos de comunicação interna para facilitar a experiência de onboarding.
A tecnologia pode simplificar a comunicação e o acesso a informações importantes, garantindo que os novos colaboradores não se sintam isolados.
A combinação de boas práticas cria uma experiência de onboarding mais atraente e eficaz, promovendo a integração rápida e a retenção de talentos.
Ao investir em um processo bem estruturado e envolvente, as empresas podem fomentar um ambiente de trabalho positivo desde o primeiro dia, resultando em colaboradores satisfeitos, produtivos e comprometidos.
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