No e-commerce, eventualmente acontece de clientes devolverem produtos ou até mesmo você já precisou devolver mercadorias por algum motivo, pelo menos uma vez.
Essas operações são bem comuns e precisam ser regularizadas com a nota fiscal de devolução, uma vez que essa regularização possibilita o recolhimento tributário correto e evita que você tenha outros problemas legais e logísticos.
Neste artigo, vamos explicar tudo sobre a Nota Fiscal de Devolução: o que é, como emiti-la, prazos, cuidados essenciais e muito mais, então acompanhe a leitura até o final para aprender sobre o tema!
O que é uma nota fiscal de devolução?
A Nota Fiscal de Devolução é um documento fiscal utilizado para anular ou corrigir uma venda que não foi concluída ou que está sendo cancelada.
Em outras palavras, ela serve para formalizar a devolução de produtos, seja porque o cliente não ficou satisfeito, o produto estava com defeito ou até mesmo no caso de devoluções de mercadorias por problemas com a entrega.
Essa nota também pode ser utilizada quando a empresa recebe mercadorias danificadas de um fornecedor e precisa devolver essas mercadorias.
Portanto, a Nota Fiscal de Devolução tem a função de regularizar a operação, de forma a não deixar pendências fiscais ou tributárias, inclusive utilizando diferentes tipos de devoluções.
Tipos de devolução
Existem duas formas de realizar a devolução de mercadorias, e cada uma tem suas especificidades quanto à emissão da Nota Fiscal de Devolução:
1. Devolução emitida pelo destinatário
Nesse caso, é o comprador, cliente ou fornecedor que realiza a devolução da mercadoria.
A responsabilidade pela emissão da Nota Fiscal de Devolução recai sobre o destinatário da mercadoria.
Ou seja, se a devolução parte do cliente, é ele quem emite a nota para formalizar o processo, e você não precisa empenhar esforços para realizar essa tarefa.
2. Devolução de mercadoria com a mesma nota fiscal
Quando o destinatário não aceita a mercadoria, ele deve informar o motivo da devolução no verso do DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), além de colocar a data e assinar o documento.
Nesse caso, a Nota Fiscal de Devolução será emitida a partir da nota fiscal original (de saída).
É importante que a nota de devolução referencie corretamente o código fiscal de operação (CFOP) para evitar complicações tributárias, especialmente nos casos em que sua emissão é necessária.
Quando o processo é necessário? Saiba mais
A devolução de produtos é uma prática que eventualmente acontece no e-commerce, tanto para clientes finais quanto entre empresas, e envolve diversas situações que exigem a emissão da Nota Fiscal de Devolução.
Abaixo, detalhamos os casos mais comuns em que esse processo é necessário, explicando quando e por que a devolução deve ser formalizada com o uso deste documento fiscal.
1. Desistência de compra
A desistência de compra ocorre quando o cliente decide devolver o produto por arrependimento ou insatisfação.
Isso acontece mais em lojas online, onde o consumidor não tem a possibilidade de tocar ou experimentar o produto antes de comprá-lo.
No caso do e-commerce, a devolução por desistência deve ser respeitada dentro dos termos de garantia do produto ou conforme a política de trocas e devoluções da loja.
Para formalizar esse processo, o e-commerce deve emitir a Nota Fiscal de Devolução.
Ela serve para regularizar a transação, garantindo que a operação seja considerada como uma devolução legítima, sem prejuízos fiscais para a empresa.
2. Defeito do produto
Quando um cliente recebe um produto danificado ou com defeito, ele tem o direito de devolvê-lo ao fornecedor ou ao fabricante, de acordo com as políticas de garantia e devolução.
Nesses casos, a devolução é motivada por um problema com a qualidade ou funcionamento do item adquirido.
A Nota Fiscal de Devolução é essencial para formalizar o retorno do item defeituoso ao estoque ou para o fornecedor.
A empresa deve registrar o motivo da devolução e assegurar que todas as informações sobre o defeito sejam documentadas corretamente.
3. Produto não entregue
A devolução de mercadoria também pode ocorrer quando o produto adquirido não é entregue ao cliente dentro do prazo estipulado ou quando a entrega é falha, como no caso de extravio ou erro na entrega.
Nessas situações, a “devolução” pode ser solicitada, pois o cliente não recebeu o item como esperado.
E a partir disso, a Nota Fiscal de Devolução é usada para formalizar o não recebimento da mercadoria, permitindo que o vendedor ou fornecedor regule a transação e acerte o inventário ou reembolsos.
Sem a emissão dessa nota, a operação não será corretamente registrada, o que pode causar complicações fiscais e tributárias.
4. Devolução de mercadorias danificadas para o fornecedor
Além das devoluções feitas pelos clientes, há também a necessidade de devolução de mercadorias danificadas recebidas pelos próprios empreendedores, no caso de compras entre empresas.
Quando uma empresa recebe mercadorias danificadas, seja matéria-prima ou produtos acabados, é necessário formalizar a devolução desses itens para o fornecedor, a fim de evitar prejuízos financeiros e regulatórios.
Neste tipo de situação, a Nota Fiscal de Devolução é usada para registrar o retorno das mercadorias ao fornecedor e garantir que os documentos fiscais da empresa estejam em conformidade.
Essa prática é fundamental para evitar que a empresa pague impostos sobre mercadorias que não foram efetivamente utilizadas, além de beneficiar o empreendedor em outros aspectos também.
Qual o prazo para a emissão de nota fiscal de devolução?
Não há um prazo específico estipulado pela legislação para a emissão da Nota Fiscal de Devolução.
Porém, é altamente recomendado que a nota seja emitida assim que a devolução for concretizada.
Para devoluções de produtos com garantia, o prazo deve ser verificado com base nas condições oferecidas pelo fornecedor ou fabricante.
O mais importante é agir rapidamente para regularizar o processo e evitar problemas fiscais e tributários no futuro, mas como realizar esse processo corretamente?
Descubra como emitir uma nota fiscal de devolução de mercadorias
A emissão de uma Nota Fiscal de Devolução pode variar dependendo do sistema que você utiliza na sua empresa, mas o processo básico é o seguinte:
- Informe a finalidade do documento: Acesse o sistema de emissão de notas fiscais, faça login e selecione a opção para emitir uma nota de devolução.
- Escolha “nota de saída”: Para indicar que a mercadoria está sendo devolvida para o estoque ou para o fornecedor.
- Referencie a Nota Fiscal de Compra: Insira a chave de acesso da nota fiscal de compra para associá-la à devolução.
- Preencha as informações do fornecedor e do produto: Isso inclui dados como o código do produto, quantidade devolvida e preço.
- Insira os dados de tributação: Não se esqueça de preencher os campos de tributação corretamente para evitar problemas fiscais.
- Revise e valide com o certificado digital: Verifique todos os dados da nota e, com o uso do certificado digital, valide o documento.
- Envie para a SEFAZ: Após a validação, envie a Nota Fiscal de Devolução para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) através do próprio sistema, e aguarde a autorização, principalmente se você tiver evitado os principais erros no preenchimento.
Erros comuns na emissão da nota fiscal de devolução e como evitá-los
A emissão de uma Nota Fiscal de Devolução exige atenção aos detalhes, e alguns erros comuns podem prejudicar a operação:
- Erro no CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações): Cada tipo de operação tem um CFOP específico, e usar o código errado pode gerar inconsistências fiscais.
Fique atento ao código correto para sua operação de devolução.
- Informações incorretas de produto ou fornecedor: Revise todos os dados, como a descrição do produto, o valor e os dados do fornecedor ou cliente, para garantir que tudo esteja correto.
- Não fazer referência à nota fiscal de compra: A Nota Fiscal de Devolução precisa referenciar corretamente a nota de origem.
Se isso não for feito corretamente, o processo de devolução não será reconhecido pelas autoridades fiscais, algo que pode gerar devoluções e retrabalho.
[EXTRA] Qual a diferença entre emitir uma nota fiscal de devolução e cancelar uma nota fiscal?
Embora ambas as operações envolvam anular uma venda, elas são diferentes:
- A nota Fiscal de Devolução é utilizada quando o produto já foi enviado e está sendo devolvido. Ela deve ser emitida para regularizar a devolução do bem.
- O cancelamento de Nota Fiscal é realizado quando a venda ainda não foi concretizada ou quando há erro na emissão da nota. O cancelamento deve ser feito dentro do prazo de 24 horas, caso contrário, será necessário emitir a Nota Fiscal de Devolução.
Emitir uma Nota Fiscal de Devolução é um procedimento simples, mas exige cuidado para garantir que todas as informações estejam corretas e que o processo esteja de acordo com a legislação fiscal.
Fique atento aos prazos e aos cuidados necessários para evitar erros que possam gerar problemas tributários para o seu e-commerce.
Com a prática, a emissão de notas fiscais se tornará parte do seu dia a dia, ajudando a manter a conformidade fiscal da sua empresa e a transparência nas transações com clientes e fornecedores.
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