Nota Fiscal de Devolução: como emitir, prazos e cuidados

A Nota Fiscal de Devolução é um documento fiscal utilizado para anular, corrigir ou cancelar uma compra, por variados motivos. Ou seja, ela serve para formalizar a devolução de produtos, seja porque o cliente não ficou satisfeito com a compra ou o produto estava com defeito.
Nota Fiscal de Devolução

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No e-commerce, eventualmente acontece de clientes devolverem produtos ou até mesmo você já precisou devolver mercadorias por algum motivo, pelo menos uma vez.

Essas operações são bem comuns e precisam ser regularizadas com a nota fiscal de devolução, uma vez que essa regularização possibilita o recolhimento tributário correto e evita que você tenha outros problemas legais e logísticos. 

Neste artigo, vamos explicar tudo sobre a Nota Fiscal de Devolução: o que é, como emiti-la, prazos, cuidados essenciais e muito mais, então acompanhe a leitura até o final para aprender sobre o tema!

O que é uma nota fiscal de devolução?

A Nota Fiscal de Devolução é um documento fiscal utilizado para anular ou corrigir uma venda que não foi concluída ou que está sendo cancelada. 

Em outras palavras, ela serve para formalizar a devolução de produtos, seja porque o cliente não ficou satisfeito, o produto estava com defeito ou até mesmo no caso de devoluções de mercadorias por problemas com a entrega.

Essa nota também pode ser utilizada quando a empresa recebe mercadorias danificadas de um fornecedor e precisa devolver essas mercadorias. 

Portanto, a Nota Fiscal de Devolução tem a função de regularizar a operação, de forma a não deixar pendências fiscais ou tributárias, inclusive utilizando diferentes tipos de devoluções.

Tipos de devolução

Existem duas formas de realizar a devolução de mercadorias, e cada uma tem suas especificidades quanto à emissão da Nota Fiscal de Devolução:

1. Devolução emitida pelo destinatário

Nesse caso, é o comprador, cliente ou fornecedor que realiza a devolução da mercadoria.

A responsabilidade pela emissão da Nota Fiscal de Devolução recai sobre o destinatário da mercadoria.

Ou seja, se a devolução parte do cliente, é ele quem emite a nota para formalizar o processo, e você não precisa empenhar esforços para realizar essa tarefa.

2. Devolução de mercadoria com a mesma nota fiscal

Quando o destinatário não aceita a mercadoria, ele deve informar o motivo da devolução no verso do DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), além de colocar a data e assinar o documento. 

Nesse caso, a Nota Fiscal de Devolução será emitida a partir da nota fiscal original (de saída). 

É importante que a nota de devolução referencie corretamente o código fiscal de operação (CFOP) para evitar complicações tributárias, especialmente nos casos em que sua emissão é necessária.

Quando o processo é necessário? Saiba mais

A devolução de produtos é uma prática que eventualmente acontece no e-commerce, tanto para clientes finais quanto entre empresas, e envolve diversas situações que exigem a emissão da Nota Fiscal de Devolução. 

Abaixo, detalhamos os casos mais comuns em que esse processo é necessário, explicando quando e por que a devolução deve ser formalizada com o uso deste documento fiscal.

1. Desistência de compra

A desistência de compra ocorre quando o cliente decide devolver o produto por arrependimento ou insatisfação. 

Isso acontece mais em lojas online, onde o consumidor não tem a possibilidade de tocar ou experimentar o produto antes de comprá-lo. 

No caso do e-commerce, a devolução por desistência deve ser respeitada dentro dos termos de garantia do produto ou conforme a política de trocas e devoluções da loja.

Para formalizar esse processo, o e-commerce deve emitir a Nota Fiscal de Devolução. 

Ela serve para regularizar a transação, garantindo que a operação seja considerada como uma devolução legítima, sem prejuízos fiscais para a empresa.

2. Defeito do produto

Quando um cliente recebe um produto danificado ou com defeito, ele tem o direito de devolvê-lo ao fornecedor ou ao fabricante, de acordo com as políticas de garantia e devolução. 

Nesses casos, a devolução é motivada por um problema com a qualidade ou funcionamento do item adquirido.

A Nota Fiscal de Devolução é essencial para formalizar o retorno do item defeituoso ao estoque ou para o fornecedor. 

A empresa deve registrar o motivo da devolução e assegurar que todas as informações sobre o defeito sejam documentadas corretamente.

3. Produto não entregue

A devolução de mercadoria também pode ocorrer quando o produto adquirido não é entregue ao cliente dentro do prazo estipulado ou quando a entrega é falha, como no caso de extravio ou erro na entrega. 

Nessas situações, a “devolução” pode ser solicitada, pois o cliente não recebeu o item como esperado.

E a partir disso, a Nota Fiscal de Devolução é usada para formalizar o não recebimento da mercadoria, permitindo que o vendedor ou fornecedor regule a transação e acerte o inventário ou reembolsos. 

Sem a emissão dessa nota, a operação não será corretamente registrada, o que pode causar complicações fiscais e tributárias.

4. Devolução de mercadorias danificadas para o fornecedor

Além das devoluções feitas pelos clientes, há também a necessidade de devolução de mercadorias danificadas recebidas pelos próprios empreendedores, no caso de compras entre empresas. 

Quando uma empresa recebe mercadorias danificadas, seja matéria-prima ou produtos acabados, é necessário formalizar a devolução desses itens para o fornecedor, a fim de evitar prejuízos financeiros e regulatórios.

Neste tipo de situação, a Nota Fiscal de Devolução é usada para registrar o retorno das mercadorias ao fornecedor e garantir que os documentos fiscais da empresa estejam em conformidade. 

Essa prática é fundamental para evitar que a empresa pague impostos sobre mercadorias que não foram efetivamente utilizadas, além de beneficiar o empreendedor em outros aspectos também.

Qual o prazo para a emissão de nota fiscal de devolução?

Não há um prazo específico estipulado pela legislação para a emissão da Nota Fiscal de Devolução. 

Porém, é altamente recomendado que a nota seja emitida assim que a devolução for concretizada. 

Para devoluções de produtos com garantia, o prazo deve ser verificado com base nas condições oferecidas pelo fornecedor ou fabricante.

O mais importante é agir rapidamente para regularizar o processo e evitar problemas fiscais e tributários no futuro, mas como realizar esse processo corretamente?

Descubra como emitir uma nota fiscal de devolução de mercadorias

A emissão de uma Nota Fiscal de Devolução pode variar dependendo do sistema que você utiliza na sua empresa, mas o processo básico é o seguinte:

  1. Informe a finalidade do documento: Acesse o sistema de emissão de notas fiscais, faça login e selecione a opção para emitir uma nota de devolução.
  2. Escolha “nota de saída”: Para indicar que a mercadoria está sendo devolvida para o estoque ou para o fornecedor.
  3. Referencie a Nota Fiscal de Compra: Insira a chave de acesso da nota fiscal de compra para associá-la à devolução.
  4. Preencha as informações do fornecedor e do produto: Isso inclui dados como o código do produto, quantidade devolvida e preço.
  5. Insira os dados de tributação: Não se esqueça de preencher os campos de tributação corretamente para evitar problemas fiscais.
  6. Revise e valide com o certificado digital: Verifique todos os dados da nota e, com o uso do certificado digital, valide o documento.
  7. Envie para a SEFAZ: Após a validação, envie a Nota Fiscal de Devolução para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) através do próprio sistema, e aguarde a autorização, principalmente se você tiver evitado os principais erros no preenchimento.

Erros comuns na emissão da nota fiscal de devolução e como evitá-los

A emissão de uma Nota Fiscal de Devolução exige atenção aos detalhes, e alguns erros comuns podem prejudicar a operação:

  • Erro no CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações): Cada tipo de operação tem um CFOP específico, e usar o código errado pode gerar inconsistências fiscais.

Fique atento ao código correto para sua operação de devolução.

  • Informações incorretas de produto ou fornecedor: Revise todos os dados, como a descrição do produto, o valor e os dados do fornecedor ou cliente, para garantir que tudo esteja correto.
  • Não fazer referência à nota fiscal de compra: A Nota Fiscal de Devolução precisa referenciar corretamente a nota de origem. 

Se isso não for feito corretamente, o processo de devolução não será reconhecido pelas autoridades fiscais, algo que pode gerar devoluções e retrabalho.

[EXTRA] Qual a diferença entre emitir uma nota fiscal de devolução e cancelar uma nota fiscal?

Embora ambas as operações envolvam anular uma venda, elas são diferentes:

  • A nota Fiscal de Devolução é utilizada quando o produto já foi enviado e está sendo devolvido. Ela deve ser emitida para regularizar a devolução do bem.
  • O cancelamento de Nota Fiscal é realizado quando a venda ainda não foi concretizada ou quando há erro na emissão da nota. O cancelamento deve ser feito dentro do prazo de 24 horas, caso contrário, será necessário emitir a Nota Fiscal de Devolução.

Emitir uma Nota Fiscal de Devolução é um procedimento simples, mas exige cuidado para garantir que todas as informações estejam corretas e que o processo esteja de acordo com a legislação fiscal. 

Fique atento aos prazos e aos cuidados necessários para evitar erros que possam gerar problemas tributários para o seu e-commerce. 

Com a prática, a emissão de notas fiscais se tornará parte do seu dia a dia, ajudando a manter a conformidade fiscal da sua empresa e a transparência nas transações com clientes e fornecedores.

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