Mensagem de cobrança: 32 modelos para cobrar clientes inadimplentes

Embora o ideal é não ter clientes inadimplentes, sabemos que imprevistos acontecem e que nem sempre os clientes pagam os boletos em dia.

Quando um pagamento não é identificado, sua loja precisa estar pronta para enviar uma mensagem de cobrança, avisando o cliente de forma gentil que o pagamento está em atraso.

Isso é fundamental para lojas virtuais e também para o varejo tradicional.

Por isso, modelos prontos de mensagem de cobrança vão facilitar sua vida e economizar seu tempo.

Se a sua loja possui um script de cobrança, você não precisa digitar a mensagem toda sempre que tiver que cobrar um cliente.

Neste artigo, vamos compartilhar 32 modelos de mensagens de cobrança para você enviar aos clientes inadimplentes.

O que é uma mensagem de cobrança?

A mensagem de cobrança é uma comunicação formal, por texto, usada para lembrar o cliente do vencimento da fatura.

Ela pode ser enviada por meio de diferentes canais, como SMS, WhatsApp e e-mail.

Em cada canal, a mensagem tem certas particularidades.

Você também pode escrever um tipo de mensagem de cobrança para cada momento em relação ao vencimento que podem ser:

• Antes do vencimento (lembrete);
• No dia do vencimento;
• Após a fatura vencida.

O ideal é enviar a sua primeira mensagem de cobrança antes da data de vencimento de uma fatura, como uma forma de lembrete, nunca depois.

Como escolher o melhor canal para enviar uma cobrança?

Nem toda cobrança deve ser enviada pelo mesmo canal. A escolha depende do perfil do cliente, da urgência da comunicação e do relacionamento construído com ele.

Veja quando cada canal costuma funcionar melhor:

Canal	Indicado para	Vantagens
WhatsApp	Lembretes rápidos e negociações	Comunicação direta e alta taxa de leitura
E-mail	Cobranças formais e envio de boletos	Permite anexos, histórico e detalhamento
SMS	Avisos urgentes	Alta taxa de entrega mesmo sem internet
Telefone	Negociações complexas	Atendimento personalizado
Carta	Casos formais ou exigências legais	Registro formal da comunicação

Dica: sempre utilize o canal que o cliente costuma utilizar para falar com sua empresa. Isso aumenta as chances de resposta e preserva um bom relacionamento.

Em muitos casos, vale combinar mais de um canal. Um lembrete por e-mail pode ser complementado por uma mensagem no WhatsApp caso o pagamento não seja identificado dentro do prazo esperado.

O importante é manter uma frequência equilibrada para não gerar incômodo ao cliente.

Por que é importante cobrar o cliente da maneira certa?

A maneira como você fala com os clientes tem um grande impacto em sua marca, e nada proporciona satisfação maior do que uma comunicação amigável.

Antes de mandar uma mensagem cobrando o seu cliente, se coloque no lugar dele e reflita como você se sentiria se recebesse a mensagem.

Seja cortês, não seja rude e demonstre empatia, afinal quem nunca esqueceu de pagar uma conta, não é mesmo?

Cobrança conforme o tipo de cliente

Como adaptar a mensagem conforme o perfil do cliente

Nem todos os clientes devem receber exatamente o mesmo texto.

Cliente recorrente

Priorize o relacionamento.

Exemplo:

Percebemos que esse pagamento ainda não foi identificado. Como você já compra conosco há bastante tempo, queremos ajudar a resolver essa pendência da forma mais simples possível.

Novo cliente

Seja objetivo.

Exemplo:

Identificamos que seu pagamento ainda não foi concluído. Caso precise de ajuda, nossa equipe está disponível.

Cliente B2B

Use linguagem profissional.

Exemplo:

Identificamos que a fatura nº XXXX permanece em aberto. Caso necessite de uma nova via ou atualização dos dados financeiros, permanecemos à disposição.

Cliente pessoa física

Tom mais próximo.

Exemplo:

Oi, João! Tudo bem? Seu pagamento ainda não apareceu por aqui. Podemos ajudar em alguma coisa?

Mensagens de cobrança: veja 32 modelos para escrever a sua!

Os modelos de mensagem de cobrança podem ser personalizados para cada cliente.

Você só precisa inserir o nome e outras informações relevantes de cada cliente nos espaços reservados do modelo.

Mensagens para e-commerce

Pedido aguardando pagamento

Olá!

Recebemos seu pedido e ele está reservado aguardando a confirmação do pagamento.

Caso precise de uma nova via do boleto ou queira alterar a forma de pagamento, basta responder esta mensagem.

Boleto próximo do vencimento

Seu pedido ainda está reservado.

O boleto vence hoje.

Caso tenha interesse em manter a compra, podemos gerar uma nova via.

PIX expirado

O prazo para pagamento expirou.

Se desejar concluir a compra, podemos gerar um novo QR Code.

Assinaturas

Sua próxima cobrança vence em XX/XX.

Caso queira atualizar a forma de pagamento, estamos à disposição.

Modelos de mensagem de cobrança por Whatsapp

O Whatsapp está entre os aplicativos mais baixados nos celulares dos brasileiros, transformando-se em uma poderosa ferramenta de comunicação próxima e pessoal.

Enviar uma mensagem de cobrança pelo WhatsApp dá a quase certeza de que o cliente verá o lembrete dentro de pouco tempo.

Mas as particularidades da cobrança pelo Whatsapp são o tamanho curto da mensagem e o tom pessoal no texto escrito, tendo, inclusive, a possibilidade de usar emojis.

A seguir, confira uma lista de modelos de mensagens de cobrança pelo WhatsApp.

Modelo 1: cobrança antes do vencimento

[Primeiro nome do cliente], tudo bem?
Vimos em nosso sistema que a parcela de [mês em questão], referente à compra do produto/serviço na [Nome da empresa] ainda não foi paga.

O vencimento cai no dia XX/XX/XXXX.

Você precisa de alguma ajuda para o pagamento?

Estamos no WhatsApp para oferecer condições especiais para resolver sua situação.
Basta mandar um “oi”, e já podemos negociar!

Modelo 2: cobrança antes do vencimento

Olá, [Primeiro nome do cliente].

Sua fatura [Nome da empresa] vence amanhã! 👀

Para facilitar o seu pagamento, trouxe o código e a fatura em anexo, nesta mensagem.
Código de barras: XXXXXXXX-XXXXX-XXXXXXXX-XXXXXX
Precisa falar com a gente?
Você pode responder esta mensagem com a sua dúvida ou fazer uma ligação para o número XXXX-XXXX.

Conte com a gente!
[Nome da empresa].

Modelo 3: cobrança no dia do vencimento

[Primeiro nome do cliente], tudo bem? Esperamos que sim!
Estou enviando esta mensagem para lembrar que hoje é o último dia para realizar o pagamento da sua fatura [Nome da empresa], no valor de R$ XXX,XX.

Caso tenha alguma dificuldade para realizar o pagamento, você pode responder esta mensagem, combinado?

Atenciosamente,

[Primeiro nome do funcionário], [cargo] da [Nome da empresa].

Modelo 4: cobrança após o vencimento

“Olá, [nome da pessoa]
Aqui é da/do [Nome da empresa],
Ainda não identificamos o pagamento do seu boleto referente à/ao [produto/serviço] no valor de R$ XX,XX.
O vencimento foi em XX/XX/XXXX. Infelizmente, existe uma multa por dias de atraso sobre o valor do pagamento.

Por isso, você pode solicitar a sua 2ª via do boleto aqui pelo Whatsapp ou utilizar o código de barras abaixo para resolver essa pendência:
Código de barras: XXXXXXXX-XXXXXX.XXXXXXXX-XXXXXX

Atenciosamente,
[Nome da empresa].

Modelo 5: cobrança após o vencimento

Opa, [Primeiro nome]! Como vai?

Notamos que você tem uma fatura [Nome da empresa] que venceu no dia XX/XX/XXXX, no valor de R$ XX,XX, referente à compra do [produto/serviço].

Caso esteja enfrentando problemas para regularizar sua situação, basta responder esta mensagem pelo Whatsapp, combinado?

Podemos oferecer para você algumas alternativas de pagamento.
A efetivação dos pagamentos pode levar até X dias.

Então, se você já realizou o pagamento do boleto, desconsidere este lembrete.
Estamos à disposição,
[Nome da empresa].

Modelo 6: cobrança após o vencimento

“Olá, [Primeiro nome]! Tudo bem?
Aqui é [Primeiro nome do funcionário], da [Nome da empresa].
Observei que até o momento o seu pagamento no valor de R$ XX, referente à compra do [produto/serviço], ainda não foi feito.

O vencimento foi no dia XX/XX/XXXX.
Mas você não precisa se preocupar, porque já atualizamos o boleto com um novo valor e prazo de vencimento. Ele está em anexo e pode ser baixado!

Caso você precise de ajuda ou tirar dúvidas, fique à vontade para responder esta mensagem, ok?
Conte conosco!

Modelo 7: cobrança após o vencimento

Olá, [Primeiro nome], tudo bem? Esperamos que sim!

Meu nome é [Primeiro nome do funcionário], da [Nome da empresa].

Vimos em nosso sistema que existe uma fatura em aberto em seu nome, que venceu no dia XX/XX/XXXX.
Mas não se preocupe, porque queremos oferecer para você algumas alternativas de pagamento!

Basta responder esta mensagem para negociarmos, combinado?

Abraços. 😊

Modelo 8: aviso de Medidas Adicionais:

Olá, [Primeiro nome], tudo bem?

Estamos entrando em contato para informar que a fatura [Número da Fatura], com vencimento em [Data de Vencimento], permanece em atraso.

Caso o pagamento não seja realizado até [Nova Data de Vencimento], medidas adicionais serão tomadas. Por gentileza, entre em contato para resolvermos a pendência o quanto antes.

Abraços.

Modelos de mensagem de cobrança por E-mail

O e-mail é um canal de comunicação ativo entre milhões de empresas e clientes.

Apesar do sucesso das redes sociais e dos aplicativos de mensagens instantâneas, o e-mail continua sendo usado por muitos usuários para receber novidades e mensagens corporativas.

Se você tem uma base de contatos no e-mail, é uma boa ideia construir uma estratégia de e-mail marketing e enviar a mensagem de cobrança por esse canal.

Confira alguns modelos de mensagem logo a seguir.

Modelo 9: aviso de recebimento da fatura

Assunto: Fatura [nome da empresa]

[Primeiro nome do cliente], como vai?

O boleto no valor de R$ XXX,XX, referente à compra realizada com a [nome da empresa] vence nos próximos dias.

Realize o pagamento até a data de vencimento para evitar multas por atraso.
Você pode pagar o boleto em anexo pelo internet banking, pela lotérica no seu app de pagamento ou no banco de sua preferência.

O processamento do pagamento pode demorar até X dias. Então, se você já realizou o pagamento, desconsidere este e-mail.

Em caso de dúvidas, entre em contato conosco pelo telefone XXXX-XXXX ou pelo WhatsApp XXXX-XXXX.

Teremos o maior prazer em falar com você.
Atenciosamente,
[Nome da empresa].

Modelo 10: aviso de recebimento da fatura

Assunto: Vencimento da fatura está chegando!

“Olá, [Primeiro nome do cliente]! Tudo bem?

Aqui é [Primeiro nome do funcionário], da [nome da empresa].

Estou entrando em contato para lembrar que a sua fatura no valor de R$ XX,XX vence no dia: XX/XX/XXXX.
Para facilitar o acesso, aqui está o seu código da fatura: XXXXX-XXXX-XXXX-XXXX.
Se tiver alguma dúvida ou quiser mais informações sobre seus próximos vencimentos, basta entrar em contato.

Você pode responder este e-mail ou nos ligar pelo número XXXX-XXXX.
Estamos disponíveis em [dia e horário de atendimento].

Conte conosco!
Atenciosamente,
[Nome do funcionário], [cargo].

Modelo 11: aviso de recebimento da fatura

Assunto: Lembrete – fatura [nome da empresa]

Olá, [Primeiro nome do cliente]!
Ainda não identificamos o pagamento da fatura nº [código], referente ao [produto/serviço] com vencimento em XX/XX/XXXX.

Mas não precisa se preocupar, porque estamos enviando em anexo a fatura em PDF para você fazer o download e realizar o pagamento o quanto antes.

Sinta-se à vontade para entrar em contato se tiver alguma dúvida.

Atenciosamente,
[Nome].

Modelo 12: aviso de recebimento da fatura

Assunto: Sua fatura [nome da empresa]

“Olá, [Primeiro nome do cliente]! Tudo bem?

Chamo-me [Primeiro nome do funcionário], da [Nome da empresa].

Notamos, em nosso sistema, que o pagamento referente à compra de [produto/serviço] ainda não foi efetuado.
Estamos enviando esta mensagem para lembrar de realizar o pagamento na data correta.
Assim, você pode evitar o acúmulo de juros no pagamento atrasado.

Precisa falar com a nossa equipe?
Estamos disponíveis em [dias e horários de funcionamento], no telefone XXXX-XXXX.
E aí, vamos regularizar a sua situação?

Abraços,
[Primeiro nome do funcionário], [cargo].

Modelo 13: dia do vencimento

Assunto: Sua fatura [Nome da empresa] vence hoje!

Olá, [Primeiro nome]! Tudo bem?

Estamos enviando esta mensagem para avisar que hoje é a data-limite para realizar o pagamento da sua fatura [Nome da empresa] dentro do prazo.

Em anexo, você encontra a fatura para realizar o pagamento.
Caso encontre alguma dificuldade ou tenha dúvidas, não hesite em entrar em contato conosco pelo telefone XXXX-XXXX.

Atenciosamente,
[Primeiro nome do funcionário], [cargo].

Modelo 14: cobrança após vencimento

Assunto: Tudo certo com o pagamento da fatura?

Prezado [Primeiro nome],

Ainda não recebemos o pagamento da fatura n.º [código] para [produto/serviço], que venceu há X dias, em XX/XX/XXXX.

Para facilitar o seu acesso, trouxemos a fatura em anexo neste e-mail.
Observe que uma taxa de atraso de R$ XX,XX foi aplicada sobre o valor total devido, que agora é de R$ XX,XX.

Por favor, informe-nos quando podemos esperar o recebimento do pagamento.
Sinta-se à vontade para entrar em contato se tiver alguma dúvida ou preocupação.
Estamos disponíveis em [dias e horários de funcionamento], no telefone XXXX-XXXX.

Atenciosamente,
[Primeiro nome do funcionário], [cargo].

Modelo 15: cobrança após o vencimento

Assunto: Fatura em atraso

Prezado [Primeiro nome do cliente],
Em anexo, está uma fatura referente à compra do [produto/serviço], na [nome da empresa], que venceu em XX/XX/XX.

Observe que uma taxa de atraso foi aplicada, e o valor total devido agora é de R$ XX,XX.

O novo prazo de vencimento é XX/XX/XXXX.

Realize o pagamento dentro do período para evitar o acúmulo de juros.
Se tiver alguma dúvida ou preocupação, não hesite em entrar em contato conosco!
Você pode responder este e-mail ou ligar-nos pelo número XXXX-XXXX.

Estamos disponíveis em [dia e horário de atendimento].
Atenciosamente,
[Nome da empresa].

Modelo 16: cobrança após o vencimento

Assunto: Fatura [nome da empresa] atrasada

Olá, [Primeiro nome do cliente].
O pagamento da parcela do mês de [mês em questão], referente à compra não consta em nosso sistema. O vencimento foi no dia XX/XX.

Entendemos que imprevistos podem acontecer e, às vezes, perdemos alguns prazos.
Para facilitar o seu acesso, atualizamos o boleto com o valor e uma nova data de vencimento.
Ainda assim, caso você tenha qualquer dificuldade para efetuar o pagamento, não deixe de entrar em contato conosco.

Estamos disponíveis para responder perguntas por e-mail ou pelo telefone XXXX-XXXX.
Conte com a [Nome da empresa]

Atenciosamente,
[Nome do funcionário], [cargo].

Modelo 17: cobrança após o vencimento

Assunto: Você tem uma fatura [nome da empresa] em atraso

Prezado [Primeiro nome do cliente],
Verificamos que o pagamento da fatura de R$ XX,XX referente à compra de [produto/serviço], ainda não foi efetuado.

O vencimento foi no dia XX/XX/XXXX.
Entendemos que imprevistos acontecem e, às vezes, perdemos os prazos.
Por isso, estamos enviando em anexo o boleto com o valor e a data de vencimento atualizados.
O novo prazo de pagamento ficou para o dia XX/XX/XXXX.

Realize o pagamento dentro do vencimento para evitar o acúmulo de juros.

Se tiver alguma dúvida ou precisar falar conosco, entre em contato.
Responda este e-mail com a sua dúvida ou fale conosco pelo número XXXX-XXXX.

Atenciosamente,
[Nome da empresa].

Modelos de mensagem de cobrança por SMS

Assim como nos outros canais, a primeira mensagem enviada pelo SMS ao consumidor é a cobrança preventiva.

Ela serve para avisar sobre a chegada do prazo de vencimento do boleto e tem por objetivo prevenir atrasos e inadimplência.

Você pode estar se perguntando se ainda vale a pena utilizar o SMS para cobrança.

E a resposta é sim!

Quando comparado aos outros canais, o SMS pode ser mais eficiente na entrega da mensagem de cobrança.

Comparado ao e-mail e Whatsapp, por exemplo, o SMS não precisa que os celulares dos consumidores estejam conectados à internet para receber a mensagem.

Logo em seguida ao disparo, uma notificação sobre a mensagem é gerada na tela do consumidor.

A seguir, confira uma lista de modelos de mensagem de cobrança para SMS.

Modelo 18: cobrança antes do vencimento

Sua fatura [nome da empresa] vence no dia XX/XX/XXX. Realize o pagamento para evitar multa por atraso.
Utilize o código de barras do boleto para quitar seu débito o mais rápido possível: XXXXX.XXXX.XXXX.XXXX.
Em caso de dúvida, fale com [nome da empresa], pelo telefone XXXX-XXXX.

Modelo 19: cobrança antes do vencimento

[Primeiro nome], sua fatura referente ao mês de [mês em questão] na [nome da empresa] vence nos próximos dias.

Se você quiser receber o código de barras do boleto, responda gratuitamente esta mensagem com a palavra SIM (se o pagamento já foi efetuado, por favor, desconsidere esta mensagem).

Modelo 20: cobrança antes do vencimento

Olá, [Primeiro nome da pessoa]!
O pagamento do seu boleto no valor de R$ XXX,XX está com o prazo de vencimento para o dia XX/XX/XXXX.

Utilize o código XXXXX-XXXX-XXXX-XXXX para realizar o pagamento do boleto pelo aplicativo do seu banco.

Se ficar com dúvidas, converse conosco pelo telefone XXXX-XXXX ou pelo e-mail financeiro@nomedaempresa.com.br

Modelo 21: cobrança antes do vencimento

Olá, [Primeiro nome da pessoa]!

Sua fatura [nome da empresa] ainda está em aberto!
Para resolver sua situação, entre em contato conosco pelo telefone XXXX-XXXX para renegociarmos o seu débito.

Modelo 22: cobrança no dia do vencimento

Seu boleto vence hoje!

Ainda não identificamos o pagamento da sua fatura [nome da empresa] do mês de [mês].
Houve algum problema?

Para facilitar a sua vida, segue o código de barras do boleto atualizado: XXXXX-XXXX-XXXX-XXXX.

Modelo 23: cobrança após o vencimento

Boa tarde, [Primeiro nome da pessoa].
Não consta em nosso sistema o pagamento referente ao mês de X do seu cartão [nome da empresa].
Quer receber o código de barras do boleto com o valor atualizado? Responda gratuitamente com a palavra SIM.

Caso você já tenha efetuado o pagamento, desconsidere esta mensagem.

Modelo 24: cobrança após o vencimento

Olá, [Primeiro nome da pessoa].
Este é um lembrete de que o seu faturamento de R$ XX,XX nas lojas [nome da empresa] ainda está em aberto.

Responda esta mensagem gratuitamente para negociarmos seu débito.

Modelo 25: cobrança após o vencimento

Oi, [Primeiro nome da pessoa].
Gostaríamos de entender o motivo do atraso no pagamento do seu boleto de [mês em questão] da [nome da empresa].
Ligue para o nosso telefone XXXX-XXXX e vamos resolver sua situação!

Modelo 26: cobrança após o vencimento

Seu boleto venceu!
[Primeiro nome da pessoa], o seu boleto da [nome da empresa] venceu no dia XX/XX. Por isso, estendemos o prazo para o dia XX/XX.
Caso ainda fique com dificuldades de realizar o pagamento, entre em contato conosco pelo telefone XXXX-XXXX, e vamos conversar.

Modelo 27: cobrança após o vencimento

[Primeiro nome da pessoa]. Tudo bem?

A sua mensalidade de [mês] da [Nome da empresa] está em aberto.
O prazo de vencimento foi dia XX/XX/XXXX.

Você precisa de alguma ajuda para quitar seu débito?
Para renegociarmos seu débito, passe em nosso escritório para conversarmos ou ligue para o número XXXX-XXXX.

Modelo 28: cobrança após o vencimento

O seu boleto no valor de R$ XXX,XX, com vencimento em XX/XX/XXX, está pendente.

A falta de pagamento pode interromper a prestação de serviços.
Use o código de barras a seguir para pagar o boleto atualizado pelo aplicativo do seu banco: XXXXX-XXXX-XXXX-XXXX.

Em caso de dúvidas, ligue para nosso número: XXXX-XXXX.”

Modelos de mensagem de cobrança por Carta

A carta ainda é um dos meios mais seguros, tradicionais e formais para enviar uma mensagem de cobrança.

Ela deve ser enviada pelos Correios, mediante registro e com direito a Aviso de Recebimento (AR).

Todos esses aspectos visam a garantir o recebimento da mensagem pelo seu cliente.

Assim como em outros canais, a mensagem de cobrança enviada pela carta deve apresentar um texto curto, uma linguagem simples e ir direto ao ponto.

A principal diferença para os outros canais, como WhatsApp, SMS e e-mail, é que a carta atende, principalmente, um público mais velho e sem muita familiaridade com a internet ou as ferramentas do celular.

A seguir, confira quatro modelos de carta para enviar a mensagem de cobrança.

Modelo 29: cobrança antes do vencimento

Olá, Sr./Sra [Primeiro nome da pessoa].

Nós, da [Nome da empresa], gostaríamos de lembrar que o vencimento do seu boleto no valor de R$ XX,XX, referente à [produto/serviço], está chegando.
O prazo está previsto para o dia XX/XX/XXXX.

Realize o pagamento até o prazo de vencimento estabelecido para evitar o acúmulo de juros por atraso.
Qualquer dúvida para efetuar o pagamento, entre em contato conosco pelo telefone XXXX-XXXX.

Atenciosamente,
[Nome da empresa].

Modelo 30: cobrança próximo do vencimento

Sr./Sra. [Primeiro nome da pessoa],

Nós, da empresa [Nome da empresa], gostaríamos de lembrar que o seu boleto no valor de R$ XX,XX, referente à [produto/serviço], vencerá nos próximos dias.

O prazo de vencimento previsto é o dia XX/XX/XXXX.

Infelizmente, existe uma multa por dia de atraso pelos pagamentos realizados fora do prazo.
Então, realize o pagamento em dia para evitar o acúmulo de juros.

Caso você esteja com alguma dificuldade para realizar o pagamento, entre em contato conosco com antecedência!

Podemos encontrar alternativas para você.

Estamos disponíveis em [dia e horário de atendimento], pelo número XXXX-XXXX.
Atenciosamente,
[Nome da empresa].

Modelo 31: cobrança após o vencimento

Olá, Sr./Sra. [Primeiro nome da pessoa],

Gostaríamos de lembrar que seu boleto com vencimento para o dia XX/XX/XXXX, no valor de R$ XX,XX, encontra-se em aberto.Para facilitar, atualizamos o valor do boleto e colocamos um novo prazo de vencimento.
Use o código para pagar o boleto em qualquer lotérica ou aplicativo do seu banco: XXXXX-XXXX-XXXX-XXXX .Caso você não tenha como efetuar o pagamento total da dívida, entre em contato conosco.
Podemos negociar seu boleto em atraso e encontrar a melhor alternativa.Será um prazer ajudar a quitar seu débito.Atenciosamente,[Nome da empresa].

Modelo 32: cobrança após o vencimento

Prezado(a) Sr./Sra [Primeiro nome da pessoa],

Comunicamos que sua fatura do mês X está em aberto, com X dias de atraso.
O vencimento previsto foi para o dia XX/XX/XXXX.

O valor da dívida, somado à multa por atraso e aos juros, resulta no total de R$ XX,XX.
Lembrando que o não pagamento pode gerar o encaminhamento da dívida para o protesto em cartório e cadastro restritivo de crédito.

Para evitar que isso aconteça, queremos entrar em contato com você o mais rápido possível.

Estamos disponíveis em [dia e horário de atendimento] pelo número XXXX-XXXX.

Caso já tenha efetuado o pagamento, por favor, desconsidere esta mensagem.

Atenciosamente,
[Nome da empresa].

O que considerar na hora de mandar uma mensagem de cobrança para seu cliente

Seja cortês

Seja sempre cortês ao enviar a mensagem de cobrança.

Enviar mensagem de cobrança pode ser tão simples quanto manter um tom padronizado e sorrir ao lidar com eles.

Só porque você está pedindo um pagamento, mesmo que seja um pagamento atrasado, não significa que você deve tratar com rigidez.

Mantenha a mensagem profissional e simples

É comum que empresas geralmente tenham problemas para escrever suas mensagens de cobrança.

O objetivo de uma mensagem de cobrança é fazer com que o cliente realize o pagamento, mas você também quer que ele se sinta respeitado pela transação que fez com seu negócio.

Se você quiser garantir que sua mensagem não seja ignorada, é importante ser profissional.

Mantenha a linguagem simples, mas precisa: evite muitas abreviações, palavras complexas ou jargões, que apenas os membros da sua empresa entenderiam.

Incentive o bom relacionamento com o cliente

A mensagem deve refletir não apenas o tipo de trabalho que você faz, mas também o tipo de relacionamento que você tem com seus clientes.

No entanto, seu modelo de e-mail também deve ser genérico o suficiente para que seja aplicado à maioria ou a todos os seus clientes, permitindo que você faça alterações rápidas, quando necessário, antes de enviá-lo.

Use uma linguagem positiva

A linguagem positiva mantém a conversa em andamento e evita conflitos acidentais devido à falta de comunicação.

Palavras como “não pode”, “não vai” e “não fez” e frases como “você tem que” ou “você precisa” são geralmente interpretadas como negativas.

Concentre-se em como você vai resolver o problema e evite palavras de ordem que causem reações instintivas.

Seja breve

Não importa o quão incrível seja a sua mensagem de cobrança – tenha em mente que a maioria dos clientes vai ignorar uma mensagem longa.

Mantenha as frases e os parágrafos curtos.

Grandes blocos de texto serão ignorados.

Se você estiver enviando um lembrete com a fatura ao seu cliente, não se preocupe em inserir muitas outras informações.

Para poupar o seu tempo e o do cliente, tudo o que você precisa é incluir uma breve mensagem agradecendo a ele pelo negócio e descrevendo que você anexou a fatura.

Se você deseja receber o pagamento em dia, é útil ir direto ao ponto.

Demonstre empatia

Entender e demonstrar aos cliente que você sabe que emprevistos acontecem, permite que ele saiba que você está do lado dele.

Atente-se ao tom de voz.

Se um cliente for formal, evite a linguagem coloquial.

Se ele é mais casual, fale como se fosse um amigo.

Como a cobrança é um tema delicado, o ponto ideal é quase sempre “um pouco parecido com o seu cliente”, mas não uma caricatura do seu cliente.

Personalize a mensagem com o período de cobrança

Em vez de esperar o cliente ficar inadimplente, você pode enviar um lembrete para ele dias antes do prazo de vencimento e no prazo de vencimento.

Portanto, você pode personalizar a mensagem com três períodos de cobrança:

• antes do prazo de vencimento – envie um lembrete nos primeiros dias em que o valor da fatura foi fechado. Você estará mostrando que se importa em evitar que os clientes corram o risco de pagar juros por atraso;

• no dia do prazo de vencimento – a mensagem no dia do vencimento é o último lembrete antes que o prazo vença. Por ser enviada em uma data delicada, esse aviso deve apresentar um tom mais de lembrete do que de cobrança, oferecendo sugestões para ajudar o cliente a realizar o pagamento;

• após o prazo de vencimento – muitas empresas decidem entrar em contato com o cliente pelo telefone nesse momento, quando, na verdade, uma mensagem de cobrança por e-mail, whatsapp ou SMS pode ser mais tranquilizante para ele.

Personalize a mensagem de cobrança com o período de vencimento e mostre que o cliente pode contar com o seu negócio para se manter em dia.

Saiba negociar

Boas negociações contribuem significativamente para o sucesso do negócio, principalmente quando é necessário negociar dívidas com clientes inadimplentes.

A negociação ajudará seu negócio a fornecer soluções duradouras e de qualidade, em vez de soluções ruins de curto prazo, que não satisfazem as necessidades de nenhuma das partes.

Sem falar que a boa negociação evita problemas e conflitos futuros.

Lembre-se de que o seu objetivo é ganhar a confiança do cliente, e não afastá-lo.

Portanto, disponibilize o contato da sua equipe para entender a situação que a pessoa do outro lado está enfrentando.

Também verifique internamente as condições de pagamento que podem ser oferecidas.

Negociar requer dar e receber!

Você deve procurar criar uma interação cortês e construtiva que seja vantajosa para ambas as partes.

Como adaptar a mensagem conforme o momento da cobrança

Uma boa estratégia de cobrança não consiste apenas em enviar lembretes de pagamento. O ideal é adaptar a comunicação conforme o estágio da inadimplência, utilizando um tom adequado em cada momento.

Quando a abordagem respeita o relacionamento com o cliente e considera o contexto da cobrança, aumentam as chances de receber o pagamento sem comprometer a experiência de compra.

Veja como ajustar a mensagem em cada etapa.

Antes do vencimento

O período anterior ao vencimento é o momento ideal para prevenir atrasos. Nessa etapa, a comunicação deve funcionar apenas como um lembrete amigável, ajudando o cliente a se organizar sem transmitir sensação de cobrança.

O objetivo é reduzir esquecimentos e evitar que a fatura se torne inadimplente.

Objetivo: prevenir atrasos no pagamento.

Tom de voz: cordial, preventivo e informativo.

Canais mais indicados:

• WhatsApp;
• E-mail;
• SMS.

Uma boa mensagem pode informar a data de vencimento, disponibilizar novamente o boleto ou o QR Code do Pix e oferecer ajuda caso o cliente tenha alguma dúvida.

No dia do vencimento

No próprio dia do vencimento, o ideal é reforçar o lembrete de forma objetiva e educada. Muitas pessoas realizam pagamentos apenas na data limite e um aviso nesse momento pode aumentar significativamente a taxa de recebimento.

Evite utilizar termos como “dívida” ou “inadimplência”, já que o pagamento ainda pode ser realizado normalmente.

Objetivo: lembrar o cliente sobre o vencimento.

Tom de voz: objetivo, cordial e prestativo.

Canais mais indicados:

• WhatsApp;
• SMS;
• E-mail.

Sempre que possível, facilite o pagamento incluindo o link do boleto, código de barras ou QR Code atualizado.

Até 5 dias de atraso

Nos primeiros dias após o vencimento, a prioridade deve ser entender o motivo do atraso. Em muitos casos, o cliente apenas esqueceu de pagar ou enfrentou algum imprevisto.

Esse é o momento de demonstrar empatia, evitar pressão excessiva e oferecer alternativas para regularização.

Objetivo: identificar a causa do atraso e facilitar o pagamento.

Tom de voz: empático, acolhedor e colaborativo.

Canais mais indicados:

• WhatsApp;
• E-mail;
• Telefone, quando necessário.

Também é recomendável informar que uma nova via do boleto ou um novo QR Code pode ser emitido rapidamente, caso o cliente precise.

Entre 6 e 30 dias de atraso

Quando o atraso se prolonga por algumas semanas, a comunicação passa a ter um foco maior na negociação. Nessa etapa, vale oferecer novas condições de pagamento, parcelamentos ou alternativas que ajudem o cliente a regularizar a situação.

Mesmo assim, a abordagem deve permanecer respeitosa, preservando o relacionamento comercial.

Objetivo: negociar a regularização da pendência.

Tom de voz: profissional, firme e conciliador.

Canais mais indicados:

• WhatsApp;
• Telefone;
• E-mail.

Sempre deixe claro que a empresa está disponível para encontrar uma solução que seja viável para ambas as partes.

Acima de 30 dias de atraso

Após um período mais longo de inadimplência, a cobrança costuma exigir uma comunicação mais formal.

Ainda é importante manter o respeito, mas o cliente deve ser informado sobre possíveis consequências previstas em contrato, como incidência de juros, suspensão de serviços ou encaminhamento para cobrança especializada, quando aplicável.

Mesmo nessa fase, o foco continua sendo buscar um acordo antes da adoção de medidas mais rígidas.

Objetivo: formalizar a cobrança e buscar um acordo definitivo.

Tom de voz: formal, objetivo e respeitoso.

Canais mais indicados:

• E-mail;
• Carta registrada, quando necessário;
• Telefone para negociação final.

Sempre que houver possibilidade, apresente opções para quitação da dívida antes de adotar medidas administrativas ou jurídicas.

Uma negociação transparente costuma gerar melhores resultados do que uma abordagem excessivamente agressiva.

O relacionamento continua depois do pagamento

Quando o cliente regulariza a pendência, vale enviar uma mensagem de confirmação.

Exemplo:

Recebemos seu pagamento. Obrigado pela regularização. Seu pedido seguirá normalmente e continuamos à disposição sempre que precisar.

Outro exemplo:

Pagamento confirmado com sucesso! Obrigado pela confiança.

A confirmação do pagamento encerra o processo financeiro, mas não o relacionamento com o cliente. Enviar uma mensagem de agradecimento demonstra organização, reduz dúvidas e ajuda a manter uma experiência positiva para futuras compras.

💡 Dica do especialista: Uma negociação bem-sucedida é aquela em que você pode fazer concessões que significam pouco para o seu negócio, enquanto dá algo para a outra parte que significa muito para ela.

Facilite o pagamento

Um cliente recebeu sua fatura, mas há um problema: ele não tem ideia de como pagar.

Soa familiar para você?

Informe ao cliente as maneiras de pagar o débito, seja por transferência bancária, seja via pagamento da 2ª via do boleto, seja por meio de plataformas de pagamentos online.

Oferecer mais de uma opção de pagamento é uma maneira fácil de evitar erros comuns de cobrança, pagamentos em atraso e garantir que você seja pago com mais frequência.

Mesmo se você especificar a forma de pagamento, pergunte a si mesmo: “facilitei para que os clientes me paguem?”

Se a capacidade de pagamento não estiver a um clique de distância, considere corrigir isso.

Esperamos que as dicas e os modelos de mensagem de cobrança ajudem o seu negócio a criar uma operação mais rápida e eficiente.

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