No cenário atual dos negócios, a eficiência e a precisão na gestão de estoque são fundamentais para o sucesso de empresas de todos os setores e tamanhos.
Equilibrar a oferta com a demanda de produtos é um grande desafio, mas é necessário, pois a falta de mercadorias em estoque pode resultar em vendas perdidas e clientes insatisfeitos, enquanto o excesso pode gerar custos elevados e desperdícios.
Por outro lado, com um controle de estoque bem estruturado, as empresas podem otimizar seu espaço de armazenamento, reduzir custos, melhorar a satisfação do cliente, melhorar a eficiência operacional, e, finalmente, aumentar a lucratividade.
Neste artigo, você vai entender como diferentes ferramentas e metodologias podem ajudar a otimizar esse processo.
Vamos lá?
O que é gestão de estoque?
O controle de estoque é uma prática fundamental dentro de qualquer organização que lida com produtos físicos.
Trata-se de um conjunto de processos e práticas utilizados para monitorar, controlar e organizar a quantidade de mercadorias disponíveis em um armazém, loja física ou ponto de venda.
Para isso, a gestão de estoque envolve diversas atividades e componentes:
- Recebimento de mercadorias: envolve a verificação e o registro das mercadorias que chegam ao estoque, ou seja, a conferência de quantidades, a qualidade dos produtos e a conformidade com os pedidos;
- Armazenamento: após o recebimento, as mercadorias são organizadas e armazenadas de maneira eficiente. Isso inclui a utilização de técnicas de organização como endereçamento, que facilita a localização e o acesso aos produtos;
- Controle de níveis de estoque: monitoramento contínuo para garantir que não haja excessos nem faltas de produtos. Envolve a realização de contagens periódicas e o uso de sistemas automatizados para acompanhar o fluxo de entrada e saída de mercadorias;
- Planejamento de reposição: baseado nas previsões de demanda e nos níveis de estoque atuais, o planejamento de reposição assegura que os produtos sejam reabastecidos no momento certo, evitando rupturas e excesso de estoque;
- Distribuição e logística: preparação de pedidos, embalagem, expedição e rastreamento das entregas. Ou seja, é o processo de gerenciar o fluxo de mercadorias dentro do armazém e para os pontos de venda ou clientes finais.
Importância
A gestão de estoque é crucial para a saúde financeira e operacional de um negócio.
A seguir, destacamos os principais aspectos que evidenciam a importância dessa prática:
- Otimização de recursos financeiros, pois um bom controle de estoque evita mercadorias paradas, permitindo que o capital seja investido em outras áreas críticas do negócio;
- Melhoria na satisfação do cliente, já que os produtos desejados estarão sempre disponíveis, evitando atrasos nas entregas e insatisfação;
- Redução de custos operacionais com aluguel de espaço físico até despesas com segurança, seguros e manuseio;
- Aumento da eficiência operacional, pois a gestão de estoque eficiente simplifica e acelera processos como o recebimento, a organização e a expedição de mercadorias;
- Melhoria na tomada de decisões, pois um bom controle de estoque permite prever demandas futuras, planejar reabastecimentos com antecedência e ajustar estratégias de vendas e marketing conforme necessário;
- Sustentabilidade e responsabilidade ambiental ao reduzir desperdícios e otimizar o uso de recursos, evitando excessos de produção e descarte de produtos;
- Flexibilidade e adaptação ao mercado, pois uma gestão de estoque eficiente permite que a empresa responda prontamente a variações na demanda, tendências de mercado e mudanças nos padrões de consumo.
5 ferramentas que auxiliam no controle de estoque
Confira, a seguir, as ferramentas e métodos mais eficazes para manter o seu estoque sob controle:
1. Ciclo PDCA
O Ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) é uma ferramenta de gestão que auxilia na melhoria contínua dos processos, incluindo a gestão de estoque.
Sua sigla significa exatamente:
- Plan (Planejar): etapa que identifica problemas e oportunidades no controle de estoque, estabelecendo metas e planos de ação;
- Do (Executar): fase da implementação das ações planejadas;
- Check (Verificar): monitoramento e avaliação dos resultados das ações implementadas;
- Act (Agir): ajuste dos processos com base nos resultados obtidos, promovendo melhorias contínuas.
2. PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair)
A metodologia PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair) é usada para gerenciar produtos de forma que os itens mais antigos sejam vendidos ou utilizados primeiro.
Essa abordagem é especialmente útil para produtos perecíveis ou que têm data de validade.
3. UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair)
A metodologia UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair) é o oposto do PEPS.
Nela, os itens mais recentes são vendidos ou utilizados primeiro.
Essa abordagem pode ser útil em situações em que os preços dos produtos variam frequentemente, permitindo uma gestão mais precisa dos custos.
4. Estoque Mínimo de Segurança
O estoque de segurança é uma quantidade mínima de produtos mantidos em estoque para prevenir faltas em situações de demanda inesperada ou atrasos na reposição.
Essa metodologia de controle ajuda a garantir que a empresa possa continuar operando mesmo em circunstâncias imprevistas.
5. Curva ABC
A Curva ABC é uma técnica de categorização que classifica os itens em estoque com base em sua importância e valor. Os itens são divididos em três categorias:
- A: itens de maior valor e menor quantidade, que requerem um controle rigoroso;
- B: itens de valor médio e quantidade intermediária;
- C: itens de menor valor e maior quantidade, que requerem um controle menos rigoroso.
Principais erros de gestão de estoque e como evitá-los
A gestão de estoque é uma tarefa complexa que exige atenção a muitos detalhes.
Cometer erros nesse processo pode resultar em custos adicionais, perdas de vendas e até mesmo insatisfação do cliente.
A seguir, vamos analisar alguns dos principais erros no controle de estoque e como evitá-los para garantir uma operação mais eficiente e lucrativa.
1. Não planejar antecipadamente
A falta de planejamento adequado pode resultar em uma série de problemas na gestão de estoque, como excesso ou falta de produtos, desperdício e ineficiência operacional.
Empresas que não planejam suas necessidades de estoque com base em dados concretos e previsões de demanda correm o risco de enfrentar rupturas de estoque ou acumulação excessiva de mercadorias.
Para evitar esses problemas, é importante utilizar ferramentas de previsão de demanda e planejamento de estoque que considerem dados históricos, tendências de mercado e sazonalidades.
Além disso, é preciso estabelecer metas claras e um plano de ação detalhado para garantir que todos os aspectos do controle de estoque estejam cobertos.
Implementar um sistema de gestão de estoque (ERP) pode ajudar a automatizar e aprimorar o processo de planejamento.
2. Não controlar e monitorar regularmente os níveis de estoque
Não realizar o controle e monitoramento regular dos níveis de estoque é um erro comum que pode levar a divergências entre o estoque físico e o registrado, resultando em faltas ou excessos de produtos.
Além disso, sem um acompanhamento constante, é difícil tomar decisões informadas sobre compras e reposições.
Para evitar esse erro, é essencial implementar um sistema de inventário contínuo, onde as contagens são realizadas de forma rotineira e sistemática.
Utilize tecnologias como leitores de código de barras e RFID para manter registros precisos e atualizados.
Ademais, realize auditorias periódicas para verificar a precisão dos registros e identificar possíveis discrepâncias.
3. Desconsiderar a rotatividade de produtos
Não levar em conta a rotatividade dos produtos pode resultar em mercadorias ultrapassadas, desperdício e deterioração, especialmente aquelas com prazos de validade.
Produtos que permanecem por longos períodos no estoque podem perder valor e tornar-se inutilizáveis.
Para evitar esse erro, adote metodologias como PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair) ou UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair), dependendo do tipo de mercadoria e das políticas da empresa.
Essas metodologias ajudam a garantir que os produtos mais antigos sejam utilizados ou vendidos primeiro, reduzindo o risco de obsolescência.
4. Ignorar Indicadores de desempenho
Não utilizar indicadores de desempenho (KPIs) para monitorar e avaliar a eficiência da gestão de estoque é um erro significativo de gestão de estoque.
Afinal, sem métricas claras, é difícil identificar problemas, medir a eficácia das estratégias implementadas e tomar decisões baseadas em dados.
Para não cair nesse erro, defina e acompanhe regularmente KPIs relevantes para a gestão de estoque, como giro de estoque, nível de serviço ao cliente, precisão de inventário de estoque e tempo de ciclo de reposição.
Utilize essas métricas para identificar áreas de melhoria e ajustar as estratégias conforme necessário.
5. Não se comunicar claramente com os fornecedores
Uma comunicação ineficaz ou inexistente com os fornecedores pode resultar em atrasos nas entregas, rupturas de estoque e problemas de qualidade.
A falta de alinhamento entre a empresa e seus fornecedores pode comprometer a cadeia de suprimentos.
Para evitar esse erro, estabeleça uma comunicação clara e frequente com os fornecedores, baseada em contratos com cláusulas que definam prazos de entrega, condições de pagamento e critérios de qualidade.
Além disso, compartilhe informações sobre previsões de demanda e planos de reposição para que os fornecedores possam se preparar adequadamente.
6. Não capacitar a equipe
Funcionários que não são bem treinados nas práticas de gestão de estoque podem cometer erros que impactam negativamente a operação.
Como contagens incorretas, má organização e manuseio inadequado dos produtos.
Para evitar esse erro, invista em programas de treinamento contínuo para a equipe que trabalha no estoque.
Assegure-se de que todos os funcionários compreendam os procedimentos e práticas recomendadas para a atividade.
E, capacite-os no uso de tecnologias e sistemas de gestão de estoque para melhorar a precisão e a eficiência.
Como fazer um controle de estoque eficiente?
Uma gestão de estoque eficiente é essencial para o sucesso de qualquer empresa, pois permite manter a disponibilidade de produtos, reduzir custos operacionais e melhorar a satisfação do cliente.
Aqui estão algumas dicas práticas para alcançar esse objetivo:
1. Faça um bom planejamento das compras e reposições
O planejamento é a base de um controle de estoque eficiente.
Nessa etapa, é importante prever as necessidades de estoque com base em dados históricos de vendas, tendências de mercado e sazonalidades.
Isso ajuda a evitar tanto a falta quanto o excesso de produtos, garantindo que a empresa tenha os itens certos na quantidade certa no momento certo.
2. Realize um inventário dos produtos armazenados no estoque
O inventário físico deve ser comparado com os registros de sistema para identificar discrepâncias e corrigi-las rapidamente.
Essa contagem física ajuda a manter um controle rigoroso sobre as quantidades de produtos.
Evitando surpresas desagradáveis como faltas inesperadas ou excesso de mercadorias.
3. Controle as vendas, registrando as entradas e saídas das mercadorias
Registrar todas as entradas e saídas de mercadorias é fundamental para um controle de estoque preciso.
Cada movimentação deve ser documentada imediatamente para garantir que os registros estejam sempre atualizados.
Esse controle permite um acompanhamento contínuo do estoque disponível e facilita a tomada de decisões informadas sobre compras e reposições.
4. Padronize o cadastro de produtos
Na gestão de estoque cada item deve ter uma descrição clara e única.
Incluindo detalhes como código de produto, nome, categoria, especificações, localização no armazém e outras informações relevantes.
Essa padronização facilita a identificação e o rastreamento de produtos, melhorando a eficiência operacional.
5. Otimize o espaço físico do armazém
Um armazém bem organizado facilita o acesso rápido e fácil aos produtos, reduzindo o tempo de manuseio e aumentando a produtividade.
A disposição lógica dos itens, com áreas designadas para diferentes categorias de produtos e um sistema de endereçamento claro, ajuda a manter o controle sobre o estoque e minimiza erros.
6. Utilize um sistema de gestão (ERP)
Implementar um sistema de gestão (ERP) é uma das maneiras mais eficazes de otimizar a gestão de estoque.
Isso porque um sistema ERP automatiza muitos dos processos de gestão, oferecendo uma visão integrada e em tempo real de todas as operações.
Através de um ERP você pode:
- Cadastrar produtos, clientes e fornecedores e ter todos os registros disponíveis em um só lugar;
- Registrar automaticamente todas as movimentações de estoque, garantindo que os dados estejam sempre atualizados;
- Gerir pedidos de compra, envio de orçamentos e comissionamento de maneira prática;
- Gerar relatórios personalizados para analisar o desempenho do estoque e identificar áreas de melhoria;
- Emitir notas fiscais eletrônicas de maneira automatizada;
- Integrar com outras ferramentas e plataformas de vendas, facilitando a gestão centralizada de todas as operações comerciais e de estoque.
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