Dinheiro entrando não significa que a loja está dando lucro, e é justamente por isso que muito empreendedor enfrenta problemas. Saber lidar com custos fixos e variáveis ajuda a manter o controle e a tomar decisões com mais segurança.
Quando os números parecem confusos, fica difícil enxergar o que está funcionando e o que está pesando no bolso. E no e-commerce, basta um detalhe fora do lugar para comprometer o resultado de um mês inteiro.
Neste post, você vai entender, de um jeito simples, como esses custos funcionam, como identificar cada um e o que fazer para manter tudo mais equilibrado.
Siga a leitura e veja como cuidar do financeiro com mais clareza, sem complicar sua rotina. Sua empresa agradece, e seu caixa também.
O que são custos fixos e variáveis?
Manter as contas em ordem vai muito além de somar vendas e subtrair despesas.
É preciso entender o que pesa todos os meses e o que muda conforme o movimento da loja. A seguir, veja como separar os tipos de custo e organizar melhor as finanças da sua loja.
Custos fixos
Mesmo quando as vendas caem, algumas despesas continuam batendo na porta. Os custos fixos são assim: acontecem todo mês, com ou sem movimento na loja.
Eles não mudam com o volume de pedidos, o que significa que precisam ser planejados com atenção desde o início da operação.
Esses gastos estão presentes mesmo em períodos de baixa e, por isso, impactam diretamente o fluxo de caixa.
Se não forem bem administrados, comprometem a capacidade da empresa de investir, inovar ou até mesmo manter as contas em dia.
Quanto maior o peso dos custos fixos, menor a margem de manobra em momentos mais apertados.
Entre os mais comuns, estão:
- aluguel de espaço físico (estoque, escritório etc.);
- salários de funcionários com contrato fixo;
- serviços de internet, telefonia e sistemas de gestão;
- contabilidade e assessorias mensais;
- seguros empresariais;
- licenças de softwares contratadas por assinatura.
Ao entender o que permanece estável mês após mês, o empreendedor consegue prever com mais clareza quanto precisa faturar para manter o negócio funcionando e evita surpresas desagradáveis no fim do mês.
Custos variáveis
Esses sim acompanham o ritmo das vendas. Os custos variáveis só aparecem quando há movimentação: quanto mais você vende, mais eles aumentam.
E quando o volume cai, eles naturalmente diminuem, o que oferece mais flexibilidade ao negócio.
A principal característica desses custos é que eles estão diretamente ligados à operação. São despesas que só existem se houver produção, entrega ou comissões.
Por isso, conhecer esse grupo ajuda a calcular a margem de contribuição com mais precisão e a entender quanto realmente sobra de cada venda.
Veja alguns exemplos de custos variáveis no e-commerce:
- embalagens e materiais de envio;
- frete pago pelo lojista;
- custos de produção ou aquisição dos produtos vendidos;
- comissões sobre vendas (como afiliados ou representantes);
- taxas cobradas por intermediadores de pagamento
- bônus ou comissões variáveis de vendedores.
Esses custos podem ser aliados estratégicos, já que acompanham o crescimento da loja e oferecem certa elasticidade nos períodos de baixa.
Mas, se forem altos demais, acabam engolindo a margem de lucro sem que o lojista perceba.
Por isso, acompanhar esses números de perto é fundamental para manter o equilíbrio entre vender mais e lucrar melhor.
Por que é importante saber a diferença entre custo fixo e variável?
Saber separar um tipo de custo do outro ajuda a tomar decisões com mais clareza e evita confusões que podem prejudicar o caixa da empresa.
Nos próximos tópicos, você vai entender como essa diferença impacta o planejamento, os preços e até a saúde financeira do seu e-commerce.
Planejamento financeiro
A falta de clareza sobre receitas fixas e variáveis impede um bom planejamento para o seu e-commerce.
Quando o empreendedor entende quais custos permanecem estáveis e quais mudam, o orçamento fica mais próximo da realidade, e isso contribui significativamente para a organização financeira.
Os custos fixos permitem projeções mais precisas, pois seguem uma lógica constante.
Já os variáveis precisam ser estimados com base em dados de vendas e produção. Com essa clareza, fica mais fácil prever cenários, ajustar metas e evitar surpresas desagradáveis no fim do mês.
Tomada de decisões estratégicas
Entender como os custos estão distribuídos dentro da operação dá mais embasamento para decisões importantes.
E um dos pontos mais sensíveis é o preço do que se vende.
Ao saber exatamente quanto custa manter a estrutura funcionando e quanto se gasta por produto ou pedido, o empreendedor consegue definir preços mais justos e sustentáveis, tanto para o cliente quanto para o negócio.
Essa distinção também é importante na hora de pensar em crescer.
Vai abrir um novo canal de vendas? Ampliar o estoque? Lançar uma linha de produtos?
Cada mudança tem um impacto direto nos custos. Saber como eles se comportam ajuda a avaliar se o investimento vale a pena ou se é melhor segurar por enquanto.
Controle de custos
Quem não entende de onde vem o peso do orçamento acaba tentando cortar no lugar errado.
Por isso, identificar com clareza os custos fixos e variáveis abre espaço para enxergar oportunidades de ajuste e otimização.
Nos variáveis, o controle pode vir de uma renegociação com fornecedores, mudanças nos processos de produção ou revisão nas embalagens, por exemplo.
Já nos fixos, a automação de tarefas ou a troca de prestadores de serviço pode gerar economia sem comprometer a operação. Ao olhar com atenção, sempre existe margem para melhorar.
Gestão de riscos
Mercado instável, sazonalidade, mudanças no comportamento do consumidor… tudo isso mexe com o faturamento. E, se a empresa não estiver preparada, o impacto pode ser grande.
É justamente aí que conhecer a diferença entre custos fixos e variáveis faz diferença na prática.
Com essa visão, o empreendedor consegue ajustar o tamanho da operação quando necessário, sem comprometer a base do negócio.
Ter uma parcela maior de custos variáveis, por exemplo, pode ser vantajoso em tempos de incerteza, já que eles diminuem naturalmente quando as vendas caem. Isso dá mais fôlego e reduz a exposição a riscos financeiros.
Análise de ponto de equilíbrio
Saber o quanto é preciso vender para cobrir todos os custos é um dos dados mais importantes do financeiro. E, para chegar nesse número, é necessário entender a diferença entre custos fixos e variáveis.
O ponto de equilíbrio mostra qual é o volume mínimo de vendas para que o negócio não opere no prejuízo.
Ao separar os custos corretamente, o cálculo fica mais preciso e o planejamento mais alinhado com a realidade.
Isso também ajuda a definir metas de vendas mais claras e alcançáveis, além de reforçar o controle sobre a margem de contribuição.
Avaliação de desempenho
Não basta vender mais; é preciso entender como isso impacta os custos e, principalmente, o lucro.
A análise dos resultados fica muito mais rica quando há clareza sobre o que representa custo fixo e o que muda com a produção.
Com essa base, é possível medir a lucratividade de forma mais completa e acompanhar a eficiência da operação ao longo do tempo.
Se os custos variáveis estão aumentando demais, por exemplo, talvez seja hora de rever processos ou buscar novas parcerias. Tudo isso contribui para decisões mais acertadas e um melhor controle financeiro.
Como gerenciar de forma eficaz os custos fixos e variáveis?
Ter clareza sobre os tipos de custo é só o começo. O próximo passo é saber como acompanhar e controlar esses valores no dia a dia, sem deixar nada escapar.
A seguir, veja boas práticas que ajudam a manter os custos fixos e variáveis sob controle mesmo em meio à correria da operação.
Faça a revisão regular de contratos e despesas
Nem todo custo fixo precisa ser eterno. Muitos deles vêm de contratos que, com o tempo, deixam de ser vantajosos.
Por isso, revisar periodicamente os acordos com fornecedores, prestadores de serviço e até o aluguel do espaço físico pode trazer alívio no orçamento.
Às vezes, uma simples renegociação gera uma economia significativa no longo prazo.
Outras vezes, vale comparar o que está sendo pago com os valores praticados pelo mercado. Serviços como plataformas de gestão, ferramentas de marketing ou sistemas contábeis por assinatura também devem ser reavaliados.
Aquilo que não está entregando resultado pode ser cortado ou substituído por opções mais eficientes e econômicas.
Essa análise constante evita que o negócio carregue despesas desnecessárias e mantém os custos fixos mais enxutos e sob controle.
Opte pela automatização de processos
Automatizar tarefas repetitivas economiza tempo e, ao mesmo tempo, ajuda a reduzir custos operacionais. Em vez de manter equipes focadas em atividades manuais e rotineiras, o uso de ferramentas de automação permite direcionar o esforço humano para áreas mais estratégicas.
Funções como emissão de notas fiscais, conciliação bancária, controle de pedidos e atualização de estoque são bons exemplos do que pode ser automatizado com o apoio de sistemas de gestão.
Além de otimizar processos, isso reduz erros e melhora a produtividade geral da operação.
Ao diminuir a dependência de mão de obra para funções operacionais, é possível equilibrar melhor os custos fixos e aumentar a eficiência do negócio.
Tenha um planejamento financeiro
Sem planejamento, o controle de custos vira adivinhação. Ter um orçamento bem definido, que inclua tanto os custos fixos quanto os variáveis, permite tomar decisões mais seguras e manter o equilíbrio financeiro mesmo em períodos de instabilidade.
O ideal é montar um planejamento anual e revisá-lo a cada trimestre.
Isso permite acompanhar de perto os resultados, fazer ajustes quando necessário e manter o controle sobre os números.
Com o tempo, esse hábito cria uma base sólida para avaliar o crescimento da empresa e investir com mais segurança.
Aliás, um bom planejamento ajuda a prever os impactos de ações promocionais, sazonalidades e outros eventos que mexem diretamente nos custos variáveis.
Faça o controle de inventário
Estoque parado é dinheiro parado e, muitas vezes, dinheiro perdido.
Um inventário mal gerenciado pode gerar excesso de materiais, perda por vencimento, produtos obsoletos ou falta de espaço físico, o que aumenta os custos operacionais sem necessidade.
Para evitar esse tipo de problema, vale investir em um sistema de controle de inventário que permita acompanhar em tempo real o que entra, o que sai e o que está parado.
Essa visibilidade ajuda na hora de planejar compras, ajustar volumes e até negociar melhor com fornecedores.
Um inventário bem controlado reduz desperdícios, melhora o giro de produtos e mantém os custos variáveis sob mais controle.
Analise os fornecedores
Nem sempre o fornecedor mais barato é o melhor, mas também não vale manter contratos antigos sem revisão.
Avaliar com frequência os parceiros que fornecem insumos, matérias-primas ou serviços para a operação é uma ótima maneira de manter a qualidade sem gastar mais do que o necessário.
Isso inclui comparar preços, prazos de entrega, formas de pagamento e condições de suporte.
Em alguns casos, a simples troca de fornecedor pode significar uma economia importante no custo por unidade, especialmente quando o volume de pedidos é alto.
Negociar melhor, buscar novas parcerias ou rever contratos pouco vantajosos são formas diretas de manter os custos variáveis em um nível saudável.
Avalie o desempenho
Uma equipe produtiva e alinhada com os objetivos da empresa pode fazer muito com menos.
Estabelecer indicadores de desempenho para vendas, produção e atendimento ajuda a acompanhar se os recursos estão sendo bem utilizados ou se há gargalos que geram desperdícios.
Ao analisar os resultados com frequência, é possível identificar pontos de melhoria, oferecer treinamentos e fazer ajustes na operação.
Isso não só melhora a eficiência como também contribui para a redução de custos, principalmente os variáveis, que costumam estar diretamente ligados ao volume de produção ou ao desempenho comercial.
E mais: equipes com metas bem definidas tendem a ser mais motivadas e focadas em entregar resultados consistentes.
Tenha flexibilidade operacional
A capacidade de adaptar a operação conforme a demanda muda é uma vantagem competitiva enorme.
Em períodos de alta, o negócio precisa crescer sem perder o controle. Já em momentos de baixa, é importante reduzir o ritmo sem comprometer a estrutura.
Manter flexibilidade operacional permite ajustar a produção, reorganizar a equipe, renegociar prazos e redirecionar investimentos com mais agilidade.
Isso evita gastos desnecessários e protege o caixa da empresa quando o cenário exige cautela.
O ideal é ter uma estrutura que permita mudanças rápidas, sem grandes impactos. Isso pode incluir contratos mais flexíveis, modelos de trabalho híbridos ou fornecedores que se adaptem à variação de pedidos.
Cuidar do financeiro vai muito além de planilhas e contas pagas em dia.
Quando o empreendedor entende o peso real dos custos fixos e variáveis, ganha autonomia para decidir com mais clareza e segurança.
Não se trata só de cortar gastos, mas de conhecer o negócio a fundo e fazer escolhas mais conscientes, alinhadas com os objetivos da empresa.
Esse tipo de controle transforma a forma como você conduz sua loja. Traz mais estabilidade e mostra onde investir energia para crescer com equilíbrio mesmo quando o cenário muda.
Quer ir além? Veja neste outro post dicas práticas para reduzir custos na empresa sem comprometer a qualidade nem a operação.
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