Administrar as finanças de um negócio não é apenas sobre fazer dinheiro, é acima de tudo sobre registrar exatamente o que está entrando e saindo.
A forma como você gerencia as contas a pagar e receber pode definir a estabilidade e o crescimento do e-commerce.
Sem um controle desses processos, você pode acabar com um fluxo de caixa desbalanceado, dificuldades em pagar suas próprias contas ou até problemas com fornecedores e clientes.
Então, como você pode fazer o controle das contas a pagar e receber sem se perder na papelada e nas planilhas?
Com algumas estratégias de especialistas, você vai descobrir como tornar essa tarefa menos complicada e mais automatizada.
O que são contas a pagar e a receber?
Dentro das finanças de uma empresa, seja ela uma loja física de varejo ou uma loja virtual, contas a pagar e contas a receber são duas coisas diferentes, embora estejam interligadas.
Contas a pagar
Contas a pagar são basicamente todas aquelas dívidas que uma empresa tem com fornecedores e prestadores de serviços.
Depois de receber uma fatura, que é o documento que diz o que foi comprado ou o serviço prestado e quanto é o valor a pagar.
O responsável faz uma conferência para garantir que tudo esteja certo, como checar com ordens de compra ou contratos que já tinham sido feitos.
Se tudo estiver ok, a fatura é registrada no sistema financeiro da empresa, e isso cria um lançamento que mostra quanto a empresa deve e qual a data de vencimento.
Em seguida, o time financeiro planeja quando e como vai pagar essas contas, tentando balancear bem o fluxo de caixa.
Quando chega a hora de pagar, eles fazem isso por transferência bancária, cheque ou até pagamentos eletrônicos.
Finalmente, eles fazem uma conferência final para garantir que todos os pagamentos estejam corretos e batam com as faturas.
Contas a receber
Já as contas a receber são o que você espera receber de seus clientes ou devedores em troca dos produtos ou serviços que ofereceu.
Tudo começa com a emissão das faturas para os clientes, informando o valor que eles precisam pagar e quando.
Depois de enviar as faturas, você precisa registrá-las no sistema contábil da empresa.
Esse registro é importante para saber quem deve quanto e quando.
Enquanto espera o pagamento, é necessário monitorar as faturas pendentes e as que já foram pagas.
Quando um cliente faz um pagamento, você precisa registrá-lo corretamente no sistema e aplicá-lo à fatura certa.
Qual a importância de ter esse controle de contas?
Gerenciar as contas a pagar e a receber não é só uma tarefa contábil: é uma questão de sobrevivência.
Se você já se perguntou por que tantas empresas acabam fechando suas portas, a resposta muitas vezes está na falta de controle financeiro.
De acordo com um estudo do Sebrae de 2021, uma das principais razões para o fechamento das empresas é o planejamento deficiente.
Entre os entrevistados, 17% afirmaram que não fizeram nenhum planejamento, enquanto 59% disseram ter planejado apenas para, no máximo, seis meses.
Isso mostra que a gestão financeira não é apenas uma formalidade, é uma parte do sucesso de um negócio.
Sem um planejamento financeiro sólido, fica difícil enfrentar desafios inesperados e manter o negócio saudável.
A mesma pesquisa do Sebrae revelou que os MEIs (Microempreendedores Individuais) têm a maior taxa de mortalidade entre os pequenos negócios no Brasil, com 29% fechando após cinco anos.
As MEs (Microempresas) também não estão muito melhor, com uma taxa de 21,6% de encerramento no mesmo período. E as EPPs (Empresas de Pequeno Porte) têm 17% de taxa de fechamento após cinco anos.
Outra pesquisa do Sebrae, de 2020, mostra que 43% das pequenas empresas ainda utilizam métodos tradicionais para gerenciar suas finanças, como cadernos e papel. Isso pode ser um grande obstáculo para a eficiência.
Sem um sistema mais automatizado e organizado, a tarefa de acompanhar todas as entradas e saídas de dinheiro pode se tornar confusa e propensa a erros.
Como controlar as contas a pagar e a receber?
Agora que você já entende a importância vital de manter o controle das contas a pagar e a receber, é hora de colocar esse conhecimento em prática.
Automatize o pagamento de suas contas
Em vez de se preocupar em lembrar cada vencimento e correr o risco de esquecer algum pagamento, você pode usar um software de gestão financeira para fazer isso por você.
Um sistema como pode realizar o registro de todas as suas contas fixas, como aluguel, fornecedores e serviços, e agende pagamentos automáticos.
Com isso, você se livra do estresse de acompanhar cada data e evita multas por atraso.
Muitos softwares oferecem recursos extras, como alertas e relatórios, para te manter informado sobre a situação financeira da sua empresa.
Controle seu fluxo de caixa
O fluxo de caixa é o registro de todo o dinheiro que entra e sai da sua empresa.
Para ter um controle dessa movimentação, é importante registrar as suas receitas, como vendas e recebimentos, e as suas despesas, como pagamentos de contas e salários.
Existem várias ferramentas que você pode usar para isso, desde planilhas simples até softwares de gestão financeira — um sistema também pode ajudar a fazer previsões para os próximos meses, baseando-se nas entradas e saídas atuais.
💡 Leia mais: Como fazer o controle de caixa de uma empresa.
Negocie prazos com fornecedores e clientes
Conversar sobre prazos pode parecer algo pequeno, mas pode fazer uma grande diferença.
Quando você negocia com seus fornecedores para ter mais tempo para pagar suas contas, dá um alívio no seu fluxo de caixa.
Em vez de pagar tudo em 30 dias, que tal tentar estender para 60 ou até 90 dias?
Isso te dá mais tempo para organizar suas finanças e evita aquele estresse de ter que desembolsar uma grana grande de uma vez.
Também vale a pena pensar em como você pode acelerar os pagamentos que recebe.
Ofereça um descontinho para os clientes que pagam adiantado, por exemplo, como uma forma de fazer com que eles se sintam incentivados a quitar suas contas mais cedo.
Configure alertas e lembretes
Você já se pegou no meio de um mês corrido e se esqueceu de um pagamento importante?
Para evitar esse tipo de dor de cabeça, configurar alertas e lembretes é uma solução prática. Pense nos alertas como seus assistentes pessoais digitais.
Muitos softwares de gestão financeira e aplicativos bancários oferecem essa funcionalidade.
Você pode programar lembretes para quando suas contas estão prestes a vencer ou quando há recebimentos esperados.
Fique de olho nos relatórios financeiros
Analisar relatórios financeiros não é a coisa mais divertida do mundo, mas eles te mostram exatamente onde está o dinheiro da sua empresa e como ele está sendo usado.
Com um bom software de gestão financeira, você pode gerar relatórios sobre suas receitas, despesas e o saldo geral.
Esses documentos fornecem gráficos e comparações para identificar padrões, prever futuros gastos e tomar decisões baseadas em dados.
Evite atrasos de pagamento
Nada é mais irritante do que correr atrás de pagamentos ou lidar com multas por atraso.
Por essa razão, é importante evitar esses atrasos sempre que possível.
Para fazer isso, tenha uma lista atualizada das suas contas e suas datas de vencimento.
Configure pagamentos automáticos quando possível e mantenha um controle rigoroso sobre quando cada conta precisa ser paga.
Outra dica é criar um sistema de verificação no qual você confere se os pagamentos foram processados corretamente.
Com isso, você minimiza o risco de esquecer alguma conta e evita aqueles problemas chatos que vêm com os atrasos.
💡 Leia mais: Como receber pagamentos online.
Faça cotações frequentes
Nunca subestime o poder de uma boa cotação.
Fazer cotações frequentes para serviços e fornecedores é uma ótima maneira de garantir que você está obtendo o melhor custo-benefício.
O mercado está sempre mudando, e o que você pagava há alguns meses pode não ser o melhor negócio hoje.
Portanto, de vez em quando, pegue um tempo para comparar preços e condições com outros fornecedores.
Cobre os inadimplentes
Sabe aquele cliente que nunca paga na data certa e faz você ficar com a pulga atrás da orelha?
Pois é, cobrar os inadimplentes é uma parte do controle de contas a pagar e receber.
Quando alguém está atrasado no pagamento, o primeiro passo é dar um toque amigável.
Às vezes, as pessoas simplesmente esquecem ou estão passando por um momento complicado, e uma mensagem de cobrança educada pode resolver tudo.
Você pode enviar um e-mail simpático ou uma mensagem pedindo para que regularizem a situação.
Se a pessoa não responder, tente um telefonema.
Se mesmo assim a situação não se resolver, é hora de ser um pouco mais firme.
Envie notificações formais e, se necessário, ofereça opções de parcelamento ou ajuste de pagamento.
Como escolher um software de gestão financeira?
Com tantas opções disponíveis no mercado, o que avaliar para escolher um software para a gestão financeira?
Pensando nisso, decidimos compartilhar algumas dicas práticas para te ajudar a encontrar a ferramenta ideal.
💡 Leia mais: Como fazer a gestão de contas e ter sucesso.
Confira as funcionalidades oferecidas
Não adianta nada escolher um sistema que promete o mundo se ele não atende às suas necessidades específicas.
Verifique se o software inclui recursos como controle de contas a pagar e a receber, conciliação bancária, relatórios financeiros e qualquer outra funcionalidade que o seu negócio precise.
Entenda o custo-benefício do sistema
Às vezes, um sistema com um preço mais alto pode parecer atraente devido às suas funcionalidades, mas é importante avaliar se o custo está alinhado com o que você realmente vai usar.
Compare diferentes opções e veja o que está incluído no preço.
Alguns softwares podem ter taxas adicionais para instalação, manutenção ou suporte técnico, então fique atento a esses detalhes.
Confira seu nível de segurança
Você está lidando com informações sensíveis, então é indispensável que o sistema seja seguro.
Verifique quais medidas de segurança o software oferece, como criptografia de dados, backups regulares e autenticação de usuários.
Escolha um sistema intuitivo e de fácil implementação
Nada pior do que tentar usar um software complicado e frustrante, certo?
Por isso, escolha um sistema que seja fácil de usar e intuitivo.
Verifique se a interface é amigável e se a navegação é simples.
Veja também se a implementação do sistema é tranquila e se há suporte disponível para te ajudar na integração com suas operações diárias.
💡 Leia mais: Conheça o Tray PDV e veja as vantagens do sistema de gestão da Tray!
Faça testes no sistema
Muitos softwares oferecem versões de demonstração ou testes gratuitos, então aproveite essa oportunidade para ver se o sistema atende às suas expectativas.
Explore todas as funcionalidades, teste a usabilidade e verifique se tudo funciona como prometido.
Confira os relatórios e demonstrativos
Verifique se o sistema gera relatórios e se eles são fáceis de entender.
A capacidade de gerar relatórios personalizados e analisar dados pode fazer uma grande diferença na gestão das suas finanças.
No final das contas, ficou bem claro que manter o controle das contas a pagar e a receber é algo indispensável para a estabilidade e o crescimento do seu negócio.
E se você quer evitar dores de cabeça, vale a pena investir em um software de gestão financeira.
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