Uma boa gestão de estoque garante muitos benefícios à empresa, entre os quais a agilidade do atendimento, o controle do inventário, a melhoria na tomada de decisões, a redução das perdas.
Por isso, vale a pena investir em estoque para não perder vendas.
Um estoque bagunçado impacta diretamente no atendimento ao cliente e nas vendas.
A dificuldade no planejamento de materiais e a falta de informações no ciclo de produção não permitem que a empresa mantenha um nível alto de qualidade do serviço.
Daí a importância de organizar o estoque. Fique atento ao nosso conteúdo e veja como organizar estoque bagunçado para não perder a oportunidade de vender!
Como fazer a classificação e categorização de produtos?
Vamos começar mostrando como organizar estoque a partir de métodos de classificação e categorização de produtos:
Métodos de classificação
Existem diferentes métodos de classificação e categorização. Vamos apresentar os mais comuns:
Análise ABC
Método que divide os produtos em três categorias: A, B e C, baseando-se no valor e na importância de cada item para o negócio.
Os itens da categoria A são os mais valiosos enquanto os da categoria C são os menos importantes.
Classificação por SKU (Stock Keeping Unit)
Cada produto é identificado por um código único (SKU) que considera fatores como modelo, cor, tamanho e outros.
Essa codificação contribui para a organização de estoque na medida em que facilita a localização dos itens.
Família de produtos
Os itens são agrupados em famílias com características semelhantes, ou seja, é preciso considerar critérios como: tipo de produto, material, função e outros.
Giro de estoque
Os produtos são classificados conforme a velocidade de venda. Itens com mais giro são priorizados no processo de reposição.
Importância da categorização
Sem categorização não tem como organizar um estoque. Se esse processo for realizado da forma correta, ele oferece muitos benefícios:
- facilita a localização e o acesso aos produtos, melhorando a logística de armazenamento e separação dos pedidos;
- promove um melhor controle e monitoramento dos níveis de estoque, evitando tanto o excesso quanto a escassez;
- ajuda no planejamento de estratégias de reposição, compras e alocação de recursos;
- facilita a realização de inventários e a manutenção da organização de estoque;
- oferece uma visão geral do mix de produtos, permitindo identificar oportunidades;
- melhora a experiência do cliente, já que os itens são localizados com facilidade.
Como fazer o planejamento do layout do espaço de armazenamento?
O espaço escolhido para a armazenagem deve ser amplo e adequado para comportar todos os produtos necessários às atividades da empresa. São aspectos relevantes na organização de estoque:
- sinalização clara no armazém para facilitar a localização dos produtos;
- o layout deve ser planejado considerando a classificação dos produtos;
- separação de áreas específicas para recebimento, armazenagem, preparação de pedidos e expedição;
- equipamentos como estantes, prateleiras, racks, pallets, empilhadeiras e outros que facilitam a arrumação e a movimentação dos produtos;
- rotas de acesso e circulação dentro do armazém, para reduzir o risco de congestionamento e otimizar a localização das mercadorias.
Como organizar o estoque?
Caso você ainda tenha dúvidas sobre como organizar estoque de peças ou de qualquer outro item, vamos apresentar estratégias que envolvem técnicas diversas:
Controle de entrada e saída de produtos
O controle da entrada e saída dos produtos é essencial para a manutenção de um estoque organizado. Os procedimentos de entrada abrangem:
- conferência cuidadosa dos itens recebidos, confrontando com a nota fiscal;
- registro imediato da entrada, atualizando planilhas ou sistemas;
- armazenamento organizado dos produtos, seguindo a categorização adotada.
Em relação aos procedimentos de saída, os mais importantes envolvem: a emissão de ordens de separação e registro da saída das mercadorias; a atualização imediata dos sistemas ou planilhas, conforme a movimentação e o controle de avarias, empréstimos e devoluções.
As ferramentas e sistemas de registro podem ser manuais ou automatizados.
Os registros manuais consistem em fichas de controle, livros-razão ou planilhas eletrônicas. É preciso anotar informações como data, tipo de produto, quantidade, fornecedor, cliente.
As soluções automatizadas envolvem sistemas de gestão de estoque (ERP, WMS) e permitem um controle preciso em tempo real.
Sistema de inventário
O inventário é uma antiga e eficaz ferramenta de organização de estoque, sendo aliada dos gestores na busca por um controle mais rigoroso. Há dois tipos principais de sistemas de inventário:
- inventário periódico: realiza a contagem física dos itens em períodos regulares, ou seja, mensalmente, trimestralmente ou anualmente, sendo o saldo de estoque ajustado somente no momento da contagem;
- inventário permanente: mantém um registro constante das entradas e saídas, fazendo a atualização do saldo de estoque em tempo real.
Cada um dos sistemas tem suas vantagens e desvantagens. Vamos apresentá-las para que você compreenda melhor o funcionamento de ambos:
Vantagens do inventário periódico:
- exige menos esforço e recursos contínuos de acompanhamento;
- mais fácil de implementar, principalmente em empresas pequenas.
Desvantagens do inventário periódico:
- maior risco de diferenças entre o saldo registrado e o saldo real;
- dificuldade em identificar rapidamente problemas no estoque;
- necessidade de parar os trabalhos para realizar a contagem física.
Vantagens do inventário permanente:
- controle mais sobre os itens estocados em tempo real;
- facilidade em identificar divergências e tomar as ações necessárias;
- não exige a interrupção das operações para efetivar a contagem física.
Desvantagens do inventário permanente:
- requer maior esforço e recursos para a manutenção de registros atualizados;
- exige capacitação dos profissionais para efetuar corretamente os lançamentos.
Tecnologia e automação na gestão de estoque
Os softwares de gestão de estoque, como sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) e WMS (Warehouse Management System), são altamente estratégicos para a organização de estoque.
Esses softwares automatizam tarefas, possibilitando um monitoramento em tempo real de toda a movimentação dos produtos. Eles:
- simplificam o registro automático de entradas/saídas;
- permitem a análise apurada de dados para a tomada de decisões;
- integram diferentes departamentos (compras, vendas, logística), melhorado a comunicação interna;
- produzem relatórios confiáveis sobre a situação do estoque.
Os códigos de barras e a tecnologia RFID (Radio-Frequency Identification) também são soluções tecnológicas que otimizam a gestão e a organização de estoque:
Códigos de barras:
- facilita o processo de entrada/saída de produtos, eliminando erros manuais;
- agiliza a coleta e a atualização de dados;
- simplifica a realização de inventários.
RFID:
- tem a capacidade de ler múltiplos itens simultaneamente, agilizando o processo de contagem e verificação;
- possibilita rastrear as mercadorias em tempo real, melhorando a visibilidade e o controle;
- reduz consideravelmente o risco de erros humanos.
Métodos de Controle de Estoque:
Os métodos de controle de estoque são valiosos na organização de estoque. Vamos apresentar as características dos principais:
FIFO (First In, First Out)
O método FIFO (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair) é amplamente usado para garantir que os produtos mais antigos no estoque sejam os primeiros a serem vendidos ou usados.
Ele é particularmente útil para empresas que lidam com produtos perecíveis. Podemos listar as seguintes vantagens do FIFO:
- diminui o risco de mercadorias expirarem ou se tornarem obsoletas;
- simplifica o monitoramento dos custos de mercadorias, refletindo de forma mais exata o custo real dos produtos.
Uma desvantagem desse método é que ele pode ser mais complicado de implementar em grandes estoques, cujos itens apresentam alta rotatividade.
LIFO (Last In, First Out)
O método LIFO (Último a entrar, Primeiro a Sair) permite que os produtos mais recentes sejam os primeiros a serem vendidos ou usados. Suas vantagens mais destacadas são:
- benefício fiscal: em algumas situações fiscais, pode gerar economia de imposto ao expor as mercadorias mais recentes ao custo elevado;
- simplicidade: pode ser mais fácil de aplicar em inventários com itens não perecíveis.
Entre as desvantagens do método, lembramos o risco de os produtos mais antigos ficarem obsoletos.
Just in Time (JIT)
Just in Time é um método que envolve a aquisição de produtos ou matéria-prima de acordo com a produção ou para atender à demanda de clientes. Como vantagens do JIT, destacamos:
- evita o excesso itens estocados, reduzindo os custos de manutenção de estoque;
- otimiza o fluxo de caixa e a eficiência operacional ao corresponder a produção à demanda real.
Como desvantagens, destacamos que interrupções na cadeia de fornecimento podem gerar relevantes atrasos na produção.
Além disso, o método depende de fornecedores confiáveis, que entreguem os produtos ou as matérias-primas dentro do prazo
Outros métodos de reabastecimento
Outros métodos e estratégias complementares de gestão de estoques podem ser usados de acordo com as especificidades de cada negócio:
- min/max (mínimo e máximo): define níveis mínimos e máximos para cada item do estoque; quando o estoque cai ao nível mínimo, um novo pedido é feito para reabastecer até o nível máximo;
- push and pull: push (empurrar), estocar itens baseando-se em previsões de demanda; pull (puxar), reabastecer o estoque segundo a demanda real dos clientes, semelhante ao JIT.
Prevenção de perdas e danos:
Outros cuidados de como organizar um estoque se referem à necessidade de prevenção contra perdas e danos. Há boas estratégias que o gestor pode aplicar:
- inspeções regulares para identificar e corrigir problemas antes que causem danos maiores;
- rastreamento de produtos mediante códigos de barras e tecnologias RFID, prevenindo-se contra extravios;
- treinamento da equipe para manuseio correto de produtos e identificação de sinais de roubo ou dano;
- implementação de sistemas como FIFO para evitar que produtos percam a validade.
O armazém deve dispor de câmeras e sistemas de alarme para monitoramento de áreas mais vulneráveis a roubos e/ou furtos.
Outra medida recomendada é limitar o acesso ao estoque somente para funcionários autorizados.
Também é eficaz usar prateleiras apropriadas e ambientes controlados para armazenar diferentes tipos de produtos, garantindo que estejam protegidos e bem organizados.
Auditorias e recontagens de estoque:
Auditorias e recontagens de estoque conferem mais precisão aos registros de inventário, identificando discrepâncias e causas de perdas.
Elas ajudam a manter a confiabilidade dos dados de estoque. Para realizar recontagens físicas com eficácia, é importante:
- agendar as contagens em horários de menor movimento para minimizar interrupções;
- delegar áreas específicas do estoque para equipes diferentes, para uma contagem detalhada;
- realizar contagens duplas ou triplas para obter dados mais exatos;
- usar scanners de código de barras para facilitar e acelerar a contagem.
Previsão de demanda e planejamento de reabastecimento:
Vamos falar brevemente sobre alguns métodos que ajudam na previsão de demandas, ajudando a preparar o estoque:
- análise histórica de dados: examinar padrões de vendas passadas para identificar tendências e prever demandas;
- ferramentas analíticas: usar software de gestão de estoque que, com algoritmos avançados, sejam capazes de fazer previsões;
- feedback de vendas e marketing: incorporar insights das equipes de vendas e marketing para adequar previsões baseando-se em campanhas e lançamentos de produtos.
Em relação ao reabastecimento, conforme já explicamos, vale definir níveis mínimos e máximos de estoque para cada item de acordo com as previsões de demanda.
A tecnologia também pode ajudar: implemente sistemas que automaticamente emitam ordens de compra quando os níveis de estoque alcançarem o ponto crítico.
Finalmente, é importante revisar e ajustar as previsões e planos de reabastecimento periodicamente, pois assim ficará mais fácil se ajustar às mudanças no mercado.
Gestão de produtos vencidos e obsoletos:
Para lidar com produtos que já estão perto de vencer, sugerimos as seguintes estratégias de gestão de estoque:
- oferecer descontos e promoções para vender produtos cujo prazo de vencimento esteja próximo;
- implementar o método FIFO para que itens mais antigos sejam usados ou vendidos primeiro (rotação de estoque));
- doar itens que não podem ser vendidos, mas ainda são utilizáveis, para instituições de caridade.
No caso de itens obsoletos, ou seja, que não foram vendidos, mas que não têm prazo de validade estipulado, algumas estratégias são:
- liquidações para se livrar dos estoques obsoletos rapidamente;
- formas de reciclar ou reutilizar itens obsoletos dentro da empresa;
- negociar com fornecedores a devolução ou troca desses itens.
Integração com outras áreas da empresa
Para uma operação integrada e eficiente, é essencial a coordenação entre o estoque e outras áreas:
- a equipe de vendas precisa de informações sobre a disponibilidade de produtos para acordar prazos realistas com os clientes;
- o setor de marketing deve conhecer os níveis de estoque para programar campanhas promocionais e não divulgar itens que estão em falta;
- o setor financeiro deve monitorar os níveis de estoque para otimizar o capital de giro e planejar compras conforme as demandas efetivas.
Uma boa comunicação entre departamentos permite a todos os membros da empresa ficarem alinhados e tomarem decisões fundamentadas.
Para alcançar esse nível de comunicação, é importante fazer reuniões regulares, usar sistemas de gestão de informação integrados e ferramentas de comunicação corporativa.
Indicadores de desempenho na gestão de estoque
Os KPIs são ferramentas que avaliam a eficiência do estoque. Os principais indicadores de desempenho incluem:
- giro de estoque: mede quantas vezes o estoque é renovado em um período (giros altos indicam eficiência na venda e reposição de produtos);
- precisão dos registros: compara os dados físicos do inventário com os registros do sistema;
- taxa de ruptura: percentual de vezes que um produto está indisponível no estoque quando é procurado;
- custo de manutenção: calcula todos os gastos relacionados à manutenção do estoque, incluindo armazenamento, seguros e obsolescência.
Interpretar os KPIs da forma certa permite à gestão identificar áreas que precisam ser melhoradas. Assim, o gestor deve:
- analisar os KPIs ao longo do tempo para identificar tendências e padrões;
- comparar os KPIs com os padrões da indústria para avaliar o desempenho em relação aos concorrentes (benchmarking);
- desenvolver ações corretivas para qualquer desvio relevante identificado nos indicadores.
Treinamento e capacitação da equipe
Treinamento e capacitação também está entre as estratégias de como organizar um estoque, pois garante que todos os envolvidos se atualizem sobre novas tecnologias e processos.
Nesse sentido, são importantes:
- sessões regulares de treinamento;
- participação em workshops e seminários;
- cursos online.
Documentação e procedimentos padronizados
Desenvolver manuais e Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) ajudam a promover consistência e qualidade nas operações de estoque:
- manuais de operação: documentos que descrevem os procedimentos para todos os processos;
- POPs: documentos específicos que padronizam procedimentos críticos, norteando todos os colaboradores a seguirem as mesmas etapas nas operações diárias.
Como organizar um estoque físico: checklist
Vamos explicar agora, por meio de um checklist que simplifica todo o conteúdo acima, como fazer a organização de estoque físico:
- mapeie o layout do armazém para uma disposição eficiente dos produtos; faça uma contagem física de todos os itens estocados para garantir registros precisos;
- classifique os produtos considerando critérios como tipo, tamanho, demanda e outros; registre todas as informações importantes de cada mercadoria (descrição, fornecedor, custo, preço de venda);
- defina um código exclusivo para cada item a fim de simplificar identificação e rastreamento; use códigos de barras ou QR codes para agilizar;
- mantenha os produtos organizados de forma lógica e acessível; use prateleiras, etiquetas e sistemas de armazenamento adequados para otimização do espaço;
- registre todas as entradas e saídas de mercadorias; implemente um sistema de gestão de estoque para acompanhar a movimentação das mercadorias;
- faça recontagens regulares para analisar a precisão do estoque e identificar irregularidades; defina uma frequência apropriada de recontagens com base no fluxo das mercadorias;
- selecione uma ferramenta de gestão de estoque que supra as necessidades do negócio; considere sistemas informatizados, que facilitam o controle e a análise dos dados.
Você conferiu em detalhes como organizar o estoque de uma empresa.
Investir na organização de estoque não somente contribui para evitar perdas e otimizar o controle de itens — é também uma estratégia vital para o crescimento sustentável do negócio, preparando a empresa para enfrentar desafios futuros e aproveitar novas oportunidades de mercado.
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