Muitas empresas brasileiras estão deixando de lado ferramentas de contabilidade importantes para a gestão fiscal, como o balanço patrimonial, por acharem que são documentos complicados ou apenas uma formalidade exigida por lei.
A verdade é que esses documentos não podem ser vistos apenas “papelada”.
Eles são um mapa que ajuda a entender exatamente onde o negócio está e para onde ele pode ir.
Nosso manual foi feito para explicar tudo que você precisa saber sobre o balanço patrimonial e por que sua empresa deveria dar mais atenção a ele pelo menos 1 vez por ano.
Confira e tire suas dúvidas!
O que é balanço patrimonial?
O balanço patrimonial é um relatório contábil que mostra a situação financeira de uma empresa em um momento específico.
Basicamente, funciona como uma “fotografia” do que a empresa tem (seus bens e direitos), do que ela deve (suas obrigações) e do que sobra para os donos (o patrimônio líquido).
O relatório fica dividido em três grandes grupos:
- o ativo, que é tudo o que a empresa possui ou tem a receber;
- o passivo, que representa as obrigações da empresa com terceiros, ou seja, tudo o que ela deve;
- e o Patrimônio Líquido (PL), que é a diferença entre o que a empresa possui (ativo) e o que deve (passivo).
Normalmente, o balanço patrimonial é feito uma vez por ano na empresa, durante o fechamento do exercício social.
Porém, nada impede que o relatório seja elaborado com mais frequência, como trimestralmente ou semestralmente, dependendo da necessidade.
Qual a real importância do balanço patrimonial?
À primeira vista, pode parecer apenas mais um documento contábil obrigatório.
Mas, na verdade, ele vai muito além disso!
O balanço patrimonial se tornou um dos documentos principais que gestores e contadores usam para planejar o futuro, tomar decisões estratégicas ou até para atrair investimentos.
Vamos entender melhor por que ele é tão importante?
Avaliação da saúde financeira e econômica da empresa
O balanço patrimonial é como um check-up da empresa.
Ele mostra se o negócio está saudável ou se precisa de “tratamento”.
Através dele, dá para saber o que a empresa tem, o que deve e o que sobra de verdade.
E isso ajuda os gestores a entenderem se a empresa está crescendo, estagnada ou até com sinais de alerta.
Sem essa visão clara, fica difícil saber onde a empresa realmente está.
Base para decisões estratégicas
Decisões importantes, como investir em um novo projeto, cortar custos ou apostar em inovação, não podem ser tomadas no chute.
O balanço pode ser a base que aponta o caminho certo para essas decisões estratégicas, porque mostra exatamente onde estão os recursos disponíveis e onde estão os gargalos financeiros.
Portanto, o relatório ajuda a tomar decisões embasadas e evita que a empresa gaste energia (e dinheiro!) em coisas que não trazem retorno.
Obrigações legais e fiscais
O balanço patrimonial é obrigatório para a maioria das empresas no Brasil.
De acordo com os artigos 1.180 e 1.181 do Código Civil brasileiro, empresários e sociedades empresárias precisam levantar anualmente esse relatório.
Há uma exceção importante: empresas optantes pelo Simples Nacional, que possuem um regime tributário simplificado, não têm essa obrigação formal.
Nos casos que são obrigatórios, o balanço patrimonial deve ser registrado no Livro Diário, que é um documento contábil onde são registradas todas as operações financeiras da empresa.
O registro precisa ser assinado tanto pelo empresário quanto pelo responsável pela contabilidade da empresa, geralmente um contador certificado.
Para as empresas maiores ou que possuem certas obrigações regulatórias, também é necessário publicar o balanço patrimonial no Diário Oficial da União (DOU).
O objetivo da publicação é reforçar a transparência com investidores, credores e o público em geral.
Atração de novos investidores
Quer trazer novos investidores ou parceiros para o negócio? Eles vão, com certeza, olhar para o balanço patrimonial antes de qualquer coisa.
Esse documento mostra aos stakeholders se a empresa é confiável e se vale a pena apostar nela.
Um balanço bem estruturado transmite seriedade e transparência, o que é essencial para conquistar a confiança de quem está disposto a investir.
Redução de riscos e otimização tributária
Por último, a análise do balanço patrimonial também ajuda a reduzir riscos e até a otimizar o pagamento de impostos da empresa.
Com esse relatório, dá para identificar áreas que podem ser ajustadas para diminuir custos desnecessários ou aproveitar incentivos fiscais.
É uma forma de manter o negócio seguro, eficiente e preparado para imprevistos.
Em quais situações o balanço patrimonial deve ser feito?
Apesar de ser exigido por lei, ele não é apenas uma formalidade contábil que você arquiva e esquece.
Na verdade, o balanço patrimonial pode se tornar um aliado para entender a saúde financeira do negócio, planejar o futuro e até atrair novas oportunidades.
No final de cada exercício social
Todo negócio precisa, em algum momento, parar para revisar como foi o ano.
O balanço patrimonial é usado nesse processo, porque geralmente é feito no final do exercício social, que costuma ser de 12 meses (normalmente de janeiro a dezembro).
O relatório ajuda a fechar as contas e entender se o ano foi de lucro, prejuízo ou equilíbrio.
É como conferir a sua conta bancária antes de decidir o que fazer com o dinheiro.
Esse fechamento anual é útil para preparar outros relatórios, como a demonstração de resultados, e para cumprir exigências legais. Sem isso, sua empresa pode acabar no escuro financeiro.
Durante processos de fusão, aquisição ou venda da empresa
Se você está pensando em vender a empresa, se unir a outra ou até adquirir um novo negócio, todas as partes precisam entender o real valor da empresa.
O balanço patrimonial pode ser usado como documento que ajude nessa análise.
Imagine querer vender uma empresa e descobrir, no meio da negociação, que ela tem uma dívida que ninguém sabia.
A relação de um problema como esse em cima da hora pode comprometer o negócio.
Com o balanço atualizado, você evita surpresas e mostra que sua empresa é organizada e transparente.
Para análise interna e tomada de decisões estratégicas
Mesmo quando não há exigência externa, é uma boa prática manter o balanço patrimonial atualizado para uso interno.
Afinal, gestores e líderes necessitam entender o que está funcionando na empresa e o que precisa de atenção.
Você pode descobrir que está gastando muito em uma área que não está trazendo retorno ou que tem ativos que poderiam ser vendidos para gerar caixa.
O relatório também será útil para planejar investimentos, definir metas e até para enxergar tendências que podem impactar o negócio no futuro.
Qual é a estrutura de um balanço patrimonial?
A organização do balanço patrimonial em três grandes grupos (Ativo, Passivo e Patrimônio Líquido) não é aleatória.
Ela segue a lógica da equação contábil fundamental: Ativo = Passivo + Patrimônio Líquido.
Abaixo, explicamos cada um desses grupos e suas subdivisões.
Ativo
O Ativo representa tudo o que a empresa possui ou tem a receber, ou seja, seus bens e direitos que possuem valor econômico.
Ele é dividido em dois grandes subgrupos: ativo circulante e ativo não circulante, organizados de acordo com a liquidez, ou seja, a facilidade com que podem ser convertidos em dinheiro.
Ativo circulante
O ativo circulante engloba bens e direitos de curto prazo (que serão realizados, vendidos ou consumidos dentro do ciclo operacional da empresa).
Exemplos de itens do ativo circulante:
- Caixa e equivalentes de caixa: dinheiro em espécie, saldos em contas bancárias e aplicações financeiras de liquidez imediata;
- Estoques: mercadorias para revenda, matérias-primas, produtos em processo de fabricação e produtos acabados;
- Contas a receber: valores devidos por clientes, como duplicatas e cheques a prazo.
Esse ativo é importante para a operação cotidiana da empresa, pois garante liquidez para cumprir suas obrigações no curto prazo.
Ativo não circulante
Essa categoria reúne bens e direitos de longo prazo, ou seja, aqueles cuja realização ou uso se espera que ultrapasse o período de 12 meses.
Ele é dividido em categorias específicas.
Exemplos de produtos do ativo não circulante:
- Imobilizado: terrenos, edifícios, máquinas, veículos e equipamentos utilizados na operação da empresa. Esses itens geralmente têm uma vida útil prolongada e sofrem depreciação;
- Investimentos de longo prazo: participações societárias, imóveis adquiridos para valorização ou aluguel, e aplicações financeiras cujo resgate não é imediato.
Essa categoria reflete os recursos estratégicos que sustentam a operação da empresa a longo prazo.
Passivo
O passivo representa as obrigações da empresa com terceiros, ou seja, tudo o que ela deve.
Assim como o Ativo, ele é dividido em dois subgrupos: passivo circulante e passivo não circulante, organizados de acordo com o vencimento das dívidas.
Passivo circulante
O passivo circulante compreende as obrigações de curto prazo, aquelas que a empresa precisará quitar no prazo de até 12 meses.
Exemplos de itens do passivo circulante:
- fornecedores: valores devidos por compras de mercadorias ou serviços;
- empréstimos e financiamentos: parcelas de dívidas bancárias com vencimento dentro do ano corrente;
- obrigações trabalhistas e fiscais: salários a pagar, INSS, FGTS e impostos como ICMS ou IRPJ.
Esse grupo exige atenção constante, pois reflete os compromissos financeiros imediatos da empresa.
Passivo não circulante
O passivo não circulante reúne as obrigações de longo prazo, ou seja, aquelas cujo vencimento ultrapassa o período de 12 meses.
Exemplos de itens do passivo não circulante:
- Financiamentos: dívidas bancárias ou empréstimos contratados para pagamento em longo prazo;
- Provisões para contingências: valores reservados para possíveis despesas futuras, como processos judiciais ou indenizações.
Esse subgrupo reflete as estratégias de financiamento da empresa a longo prazo e sua capacidade de planejar pagamentos futuros.
Patrimônio líquido
O patrimônio líquido é a parte do balanço que mostra o valor residual da empresa, ou seja, o que sobra para os sócios ou acionistas após a liquidação de todos os ativos e passivos.
Ele é composto por três grandes categorias principais.
Componentes do patrimônio líquido:
- Capital social: valores investidos pelos sócios ou acionistas no momento da criação ou expansão da empresa;
- Reservas: montantes acumulados ao longo do tempo, como reservas de lucro ou reservas legais, que são destinados a finalidades específicas, como expansão do negócio ou proteção contra imprevistos;
- Lucros acumulados ou prejuízos acumulados: resultados da operação que ainda não foram distribuídos aos sócios ou absorvidos como prejuízo.
O patrimônio líquido reflete a saúde financeira do negócio e sua capacidade de gerar valor para os proprietários.
Um PL positivo indica uma empresa bem-sucedida e sustentável, enquanto um PL negativo pode sinalizar dificuldades financeiras.
💡 Leia mais: Capital de giro: O que é, como calcular e por que é importante?
Como elaborar um balanço patrimonial do zero?
Embora siga uma estrutura lógica, o balanço exige cuidado para que todas as informações estejam corretas e organizadas.
Não hesite em contar com a ajuda de um contador ou um profissional especializado.
Se você quer entender como funciona ou tentar montar o seu balanço, confira o passo a passo que preparamos para orientar cada etapa do processo.
1. Comece reunindo as informações que você tem à disposição
Antes de qualquer coisa, é preciso dar um passo atrás e olhar para os dados financeiros disponíveis. Saber o que a empresa tem em termos de bens, valores a receber, dívidas e compromissos financeiros é o ponto de partida.
O levantamento precisa ser completo e detalhado, pois o balanço reflete tudo o que a empresa possui, deve e recebe.
Aqui está o que você deve buscar:
- Bens físicos e materiais: terrenos, imóveis, máquinas, veículos, móveis e equipamentos;
- Bens financeiros: dinheiro em caixa, saldos bancários, aplicações financeiras; Direitos: contas a receber, adiantamentos a fornecedores, estoques, investimentos;
- Obrigações: contas a pagar, financiamentos, empréstimos, impostos a recolher, salários e benefícios a pagar.
As fontes dessas informações incluem:
- Extratos bancários para verificar o saldo disponível;
- Relatórios de contas a pagar e a receber;
- Registros de estoque para saber o valor dos produtos disponíveis;
- Documentos de financiamentos, empréstimos e outros compromissos de longo prazo.
Quanto mais organizadas e detalhadas forem essas informações, mais fácil será montar o balanço.
2. Organize as informações por categorias para facilitar o próximo passo
Nem tudo o que você listou tem o mesmo peso ou o mesmo prazo, e é aqui que entra a lógica de classificar os dados em ativos e passivos.
Lembre-se que, no balanço patrimonial, os números são organizados em dois grupos principais: ativos e passivos.
Dentro desses grupos, ainda há subdivisões para curto e longo prazo.
3. Cálculo do patrimônio líquido
Com ativos e passivos separados, o próximo passo é calcular o Patrimônio Líquido (PL). Ele mostra o valor real que pertence aos sócios ou acionistas, após todas as dívidas serem pagas.
Para isso, usamos a fórmula: Patrimônio Líquido = Ativo – Passivo
- Dentro do PL, há componentes específicos que também devem ser detalhados;
- Capital Social: o dinheiro ou bens que os sócios investiram na empresa;
- Reservas: valores que a empresa guardou, como reserva legal ou de lucro;
- Lucros ou Prejuízos Acumulados: resultados financeiros que ainda não foram distribuídos ou absorvidos.
Por exemplo, se a empresa tem R$ 500.000 em ativos e R$ 300.000 em passivos, o patrimônio líquido será de R$ 200.000.
Esse valor representa o que realmente pertence aos sócios.
4. Organização das informações no formato padrão
Agora que você tem todos os dados classificados e calculados, é hora de organizar essas informações no formato de um balanço patrimonial.
Ele segue uma estrutura padrão dividida em duas colunas principais:
- Lado esquerdo: o ativo, com os itens classificados por liquidez, do mais fácil de transformar em dinheiro para o menos líquido;
- Lado direito: o passivo e o Patrimônio Líquido, organizados por vencimento das obrigações.
O formato final deve seguir a equação contábil básica: Ativo = Passivo + Patrimônio Líquido
Por exemplo:
- Caixa: R$ 50.000 (ativo) e Fornecedores: R$ 20.000 (Passivo + Patrimônio Líquido);
- Estoques: R$ 80.000 (ativo) e Financiamentos: R$ 100.000 (Passivo + Patrimônio Líquido);
- Imobilizado: R$ 200.000 (ativo) e Patrimônio Líquido: R$ 210.000 (Passivo + Patrimônio Líquido).
Essa organização facilita a leitura e a análise por gestores, investidores e até órgãos reguladores.
5. Ferramentas e profissionais envolvidos
É importante entender que o processo de criar um balanço patrimonial pode ser simplificado com as ferramentas e os profissionais certos.
As nossas sugestões de ferramentas para você incluir nesse processo:
- softwares de gestão contábil que automatizam cálculos e organizam os dados para você, como sistemas ERP e plataformas especializadas em contabilidade;
- planilhas para empresas menores, uma planilha bem estruturada também pode ser suficiente no início.
Entre os profissionais que você pode contar na elaboração do balanço patrimonial, estão:
- contadores são indispensáveis para garantir que o balanço esteja correto e dentro das normas legais;
- se sua empresa precisa de credibilidade adicional, um auditor independente pode validar o balanço.
Ter as ferramentas e os profissionais certos economiza tempo e reduz a chance de erros, além de assegurar que o balanço esteja em conformidade com as exigências legais.
O que acontece se a empresa não tem o balanço patrimonial seus livros?
Pode parecer tentador ignorar os registros contábeis, achando que é só uma burocracia chata, mas a falta do balanço e dos livros obrigatórios pode gerar uma série de problemas – e não são pequenos!
Sem essas ferramentas, a empresa fica desorganizada, vulnerável e com muitas limitações que podem complicar tanto o dia a dia quanto situações mais graves.
Vamos entender os principais transtornos que isso pode causar para empresas obrigadas a elaborar o balanço patrimonial.
Lucros bloqueados
Sem o balanço patrimonial, a empresa não consegue dividir os lucros isentos acima do valor da presunção entre os sócios.
Isso significa que, mesmo se a empresa estiver indo bem, os sócios não poderão receber o que têm direito de forma organizada e segura.
A falta de registros cria um nó que ninguém quer enfrentar na hora de receber seus lucros.
Problemas na divisão da sociedade
Se a sociedade for dissolvida – seja por decisão dos sócios ou por alguma questão judicial –, a ausência de balanço e livros contábeis dificulta muito a divisão correta do que cada um tem direito.
Sem essas informações, como provar quem investiu o quê e quanto deve receber?
Isso pode gerar conflitos, processos e até prejuízo para quem está envolvido.
Dificuldade para se defender de problemas fiscais
Se a empresa tiver problemas fiscais ou for alvo de um processo tributário, os registros contábeis são uma das principais ferramentas de defesa.
Fica impossível provar movimentações financeiras ou justificar operações realizadas.
A empresa fica em uma posição muito vulnerável, e as chances de perder a disputa aumentam.
Recuperação judicial fica fora do alcance
Quando uma empresa passa por dificuldades financeiras e precisa pedir recuperação judicial, os registros contábeis são indispensáveis.
Não tendo o balanço e os livros obrigatórios, esse recurso simplesmente não pode ser solicitado. Isso significa que, em um momento crítico, a empresa pode perder uma chance de se reerguer legalmente.
Sem controle financeiro
Talvez o problema mais básico – e o mais perigoso – seja a incapacidade de acompanhar o desempenho financeiro da empresa.
Sem balanço e registros contábeis, como saber se o negócio está indo bem ou mal?
Como decidir onde cortar custos, onde investir ou até se dá para expandir? Sem esses dados, a gestão financeira vira um jogo de adivinhação.
Como o balanço é usado pelas empresas? Confira exemplos!
O balanço patrimonial pode até parecer aquele documento chato de contabilidade, mas na prática ele ajuda a entender como está a saúde financeira do negócio e pode ser usado de formas bem diferentes, dependendo do tipo de empresa.
Confira alguns exemplos de como ele funciona.
Pequena empresa
Para uma pequena empresa, o balanço patrimonial é como um guia para entender onde o dinheiro está preso. Ele pode mostrar que tem muito recurso em estoque ou em contas a receber e pouco no caixa, por exemplo.
Com isso, dá para ajustar prazos de pagamento, acelerar vendas ou renegociar com fornecedores para manter as contas em dia.
Startup
Startups vivem de decisões rápidas, mas nem sempre dá para sair comprando equipamentos ou investindo em infraestrutura sem pensar.
O balanço ajuda a avaliar o impacto dessas escolhas, mostrando como um gasto maior agora pode afetar o caixa ou aumentar as dívidas.
Assim, fica mais fácil decidir se é o momento certo de investir ou se vale esperar um pouco mais.
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Grande empresa
Para empresas maiores, o balanço patrimonial é como uma vitrine para atrair investidores.
Ele mostra números importantes, como o crescimento do patrimônio líquido e a relação entre ativos e passivos, que indicam se o negócio é sólido e confiável.
Quanto mais organizados esses dados estiverem, mais fácil convencer alguém a apostar no seu projeto.
Empresa familiar
Em empresas familiares, o balanço é ótimo para ver se as dívidas de curto prazo estão muito altas ou se é melhor buscar financiamentos de longo prazo para aliviar a pressão.
Com isso, dá para planejar melhor e garantir que as contas fiquem sob controle.
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E-commerce
Para os e-commerces, o balanço é perfeito para entender se a empresa tem recursos para expandir.
Ele pode mostrar se o caixa está forte o suficiente para abrir um novo centro de distribuição ou investir em mais estoque.
Quais são os outros documentos contábeis além do balanço patrimonial?
O balanço patrimonial é só uma parte do pacote de relatórios contábeis.
Existem outros documentos que ajudam a ver como o dinheiro está entrando, saindo e sendo usado.
Demonstração de Resultado do Exercício (DRE)
A DRE mostra se a empresa teve lucro ou prejuízo em um período. Ela detalha quanto entrou de receita, quanto foi gasto com custos e despesas, e o que sobrou no final.
É como o “placar financeiro” da empresa.
Demonstração de Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL)
Esse documento explica o que mudou no patrimônio líquido da empresa, como aumento de capital, reservas de lucro ou distribuição de dividendos.
Ele ajuda a entender como o dinheiro dos sócios está sendo gerenciado.
Demonstração de Fluxo de Caixa (DFC)
A DFC mostra de onde veio o dinheiro da empresa e para onde ele foi.
Ela separa as movimentações em operações (vendas, pagamentos), investimentos (compra de máquinas, aplicações) e financiamentos (empréstimos, dívidas pagas).
Demonstração de Valor Adicionado (DVA)
A DVA é um relatório que mostra quanto a empresa gerou de riqueza em um período e como ela foi distribuída entre funcionários, governo, investidores e o próprio negócio.
É um jeito de ver o impacto econômico da empresa.
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Notas explicativas
As notas explicativas acompanham os outros relatórios e trazem detalhes extras.
Elas explicam políticas contábeis, resultados incomuns ou até eventos que influenciaram os números, como uma grande venda ou um problema jurídico.
Livro Diário
O Livro Diário registra todas as movimentações financeiras da empresa, uma por uma, de forma cronológica.
É como um grande diário onde está tudo anotado, servindo de base para criar os outros relatórios.
Livro Razão
Enquanto o Livro Diário registra as movimentações de forma geral, o Livro Razão organiza tudo por conta, como “caixa”, “estoques” ou “fornecedores”
Fazer um balanço patrimonial exige organização e atenção, mas não é nenhum bicho de sete cabeças. Com as informações certas, classificadas e organizadas, você terá um relatório completo.
Se precisar, não hesite em buscar a ajuda de um profissional!
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